Læs om Maya Hiort-Soeles oplevelse som selvstændig iværksætter, der har skabt struktur og orden i sit advisory board ved hjælp af BetterBoard Bestyrelsesportalen.
Kundecase
Maya Hiort-Soele, CEO & Founder Maya Soele
Effektiv styring af advisory board med BetterBoard Bestyrelsesportalen
Maya Hiort-Soele er selvstændig iværksætter med erfaring fra den kommercielle sektor, hun valgte at etablere et advisory board samtidig med oprettelse af sin virksomhed og tilknyttede med det samme BetterBoard Bestyrelsesportalen. Selvom der ikke er de samme juridiske forpligtelser med et advisory board, som med en rigtig bestyrelse, var det vigtigt for Maya at have en struktureret tilgang til arbejdet. Bestyrelsesportalen har hjulpet Maya med at skabe denne struktur lige fra begyndelsen; med bl.a. årshjul, referater, dokumenter og mødeagenda, så overgangen til en rigtig bestyrelse senere ville blive mere glidende.
Passionen bag Maya Hiort-Soeles iværksætterdrøm er smukke træfigurer, der hylder erhvervsfaglige uddannelser og fag. Hendes produkter har allerede vakt interesse i branchen, da hun modtog bestillinger allerede før prototyperne, var færdige og flere butikker er klar til at tage hendes produkter ind.
Struktur og sikkerhed
For at opnå struktur omkring advisory boardet, var en digital løsning nødvendig. Da Maya Hiort-Soele er aktiv på sociale medier, stødte hun gentagne gange på BetterBoard, men det var faktisk bestyrelsesformanden der foreslog platformen, for at få styr på tingene fra starten. Hun opdagede hurtigt, at BetterBoard havde “orden i eget penalhus” ligesom hun selv ønskede for hendes virksomhed.
Når vi spørger ind til, hvorfor Maya Hiort-Soele valgte at bruge en bestyrelsesportal allerede ved oprettelse af virksomheden og advisory boadet, svarer Maya:
”For at skabe et sted, hvor alle vores dokumenter kunne være sikkert lageret og hvor der samtidig kunne skabes en struktur, allerede fra starten af. ” Udtaler Maya Hiort-Soele og forsætter: ”Når man starter en virksomhed op, er der mange dokumenter, informationer og virksomhedsoplysninger, herunder følsomme forretningsdokumenter, som skal frem og tilbage. Derfor var det vigtigt at kunne skabe struktur allerede fra starten af. Ved at have alle dokumenter sikkert gemt ét sted og tilgængeligt for alle, var det nemt at skabe overblik og arbejde struktureret i denne opstartsfase og forsætte arbejdet med advisory boardet”.
”Når man starter en virksomhed op, er der mange dokumenter, informationer og virksomhedsoplysninger, herunder følsomme forretningsdokumenter, som skal frem og tilbage. Derfor var det vigtigt at kunne skabe struktur allerede fra starten af. Ved at have alle dokumenter sikkert gemt og tilgængeligt for alle på bestyrelsesportalen, var det nemt at skabe overblik og arbejde struktureret i denne opstartsfase og forsætte arbejdet med advisory boardet” Siger Maya Hiort-Soele.
Hvad betyder brugen af portalen for virksomheden?
Det betyder først og fremmest at der altid er styr på dokumenter og delingen af disse blandt bestyrelsen. “Det bliver en naturlig del at huske, at hvis noget vedrører mit board, kan jeg med et enkelt klik dele nye dokumenter eller informationer med alle medlemmerne, på den måde bliver kommunikationen bare nemmere” udtaler Maya Hiort-Soele.
Selvom virksomheden er relativt ny, har Maya allerede oplevet, hvor nemt det er at onboarde et nyt bestyrelsesmedlem pga. portalens høje grad af brugervenlighed.
Når vi spørger Maya Hiort-Soele, hvilke funktioner hun benytter mest, er det muligligheden for at danne og læse referater direkte på portalen, gennemse mødebøger samt danne sig det overordnede overblik ved hjælp af årshjulet. Funktioner som alle understøtter de vigtige dele i arbejdet med produktionsplaner og prototyper i en nyopstartet virksomhed. Derudover er det, at vedtægter og selskabsdokumenter er let tilgængelige og gemt i et struktureret set-up, hvilket giver en effektiv arbejdsproces ifølge Maya.
Skaber bestyrelsesportalen værdi for din virksomhed?
”Det gør det”, svarer Maya Hiort-Soele med det samme. For hende handler det om, at den daglige kommunikation med resten af bestyrelsen bliver lettere. Bestyrelsesportalen er en ”nem vidensdeling- og informationsplatform”, hvor man har adgang til alle dokumenter, der vedrører virksomheden ét sted. Det skaber en effektiv arbejdsgang, som samtidig er sikker og som alle har adgang til uanset, hvor man befinder sig.
”Det er vigtigt for mig, at vi ikke spilder hinandens tid når vi skal mødes, derfor giver det også en tryghed at kunne se forberedelsesscoren og samtidig selv have overblikket over, hvilke dokumenter jeg mangler at læse forud for et møde”.
Maya forsætter: ”Det giver mig, som ejer, en ro i maven at det er tydeligt, at alle omkring bordet tager arbejdet vedr. min virksomhed seriøst – og her er vi tilbage til det med, at jeg også får ´orden i eget penalhus´ med en bestyrelsesportal”, afslutter Maya Hiort-Soele.
Maya fremhæver også, hvor nemt BetterBoard bestyrelsesportalen er at bruge. Det er nemt at skabe struktur, det er nemt at advisere resten af bestyrelsen, når der er nye dokumenter ”Det gør det bare nemt” udtaler Maya Hiort-Soele.
