Datarum – er mere end bare opbevaring og deling af fortrolige dokumenter

Datarum fra BetterBoard

Sikker dokumentdeling til M&A og due diligence

Styr din M&A og din due diligence i et sikkert, cloudbaseret datarum, hvor du selv har den fulde kontrol over adgangen. Datarummet er til dig som er klar til at påbegynde due diligence proces. Er du igang med at forberede virksomheden til fx et salg kan du med fordel vælge vores nye Trio Suite, hvor du får én platform og én indgang til hele processen – lige fra den tidlige forberedelse i prærummet til den endelige closing og efterfølgende sikre opbevaring i arkivrummet.

Gratis onboarding, ingen oprettelsesomkostninger og ubegrænset personlig support – så du kommer trygt og hurtigt i gang

Få en introduktion til datarum

Hvad er et virtuelt datarum, og hvorfor er det nødvendigt?

Står jeres virksomhed over for en større strategisk beslutning som et ejerskifte, en kapitalrejsning eller en dybdegående risikovurdering? Et virtuelt datarum (VDR) er et højsikkert, cloudbaseret arkiv, der anvendes til sikker, krypteret og effektiv dokumentdeling og opbevaring. Formålet er at give eksterne parter – såsom potentielle købere, investorer, advokater og revisorer – kontrolleret adgang til at gennemse følsomt materiale under en due diligence-proces.

Når du deler følsomme oplysninger via e-mail eller traditionelle fildelingstjenester, mister du kontrollen i samme sekund, du trykker “send”. Modparten kan frit downloade, printe eller videresende dine filer. I et sikkert datarum fra BetterBoard beholder du derimod den fulde kontrol. Vores platform beskytter dine data mod uautoriseret adgang og sikrer, at jeres forretningshemmeligheder og fortrolige filer kun vises for de valgte brugere.

  • Fuld kontrol: Du bestemmer adgangen og tildeler rettigheder helt ned på mappeniveau.
  • Komplet transparens: Du har en fuld, realtidsopført oversigt over al adgang og aktivitet på platformen.
  • 100% sikkerhed: Alt kører på en fuldstændig krypteret og godkendt infrastruktur med 2-faktor login som standard.

Ingen oprettelsesomkostninger, kort bindingsperiode og personlig support, der hjælper dig hurtigt i gang.

Image module

Derfor har du brug for et virtuelt datarum

Et online datarum anvendes i mange forskellige strategiske sammenhænge, hvor der er behov for sikker og krypteret deling af fortrolige eller følsomme dokumenter. Det digitale datarum erstatter tidligere tiders fysiske datarum, hvor man skulle samle alle relevante ringbind i et lukket lokale, hvilket var både tidskrævende og besværligt. Med en virtuel løsning får du fuld overskuelighed, og systemet er altid klar, når behovet opstår. Vi understøtter jeres processer på tværs af en lang række scenarier.

Læs mere på vores specifikke sider:

Nøglefunktioner i BetterBoards datarum

BetterBoards løsning er fuldt cloudbaseret og klar til brug uden krav om lokal installation af programmer eller integration til andre systemer. Platformen indeholder en række avancerede værktøjer udviklet specifikt til transaktionsstyring:

Maksimal sikkerhed og fuld adgangskontrol

  • To-faktor validering: Sikker 2-faktor login som standard beskytter effektivt mod uautoriseret adgang.
  • Granulær rettighedsstyring: Tildel adgang til specifikke mapper og dokumenter helt efter behov. Adgangen kan defineres på 5 forskellige niveauer for interne brugere og 4 for eksterne.
  • Dokumenttracking og logning: Fuld oversigt over adgang og aktivitet med logning af alle brugerhændelser, som til enhver tid kan downloades i Excel-format for fuld dokumentation.

Integrerede værktøjer til Q&A og requestlister

Q&A modul indbygget i BetterBoards datarum
Intuitivt Q&A-modul
Spørgsmål og svar håndteres direkte i datarummet, hvilket minimerer antallet af usikre e-mails med følsomme oplysninger og sikrer en hurtig kommunikation.
Q&A Manager
Q&A Manager
Giver administratoren mulighed for forlods at fordele og styre specifikke spørgsmål til de rette interne specialister.
Læs mere >
Brugergrupper og Clean Teams på datarum
Brugergrupper og Clean Teams
Opret isolerede købergrupper med adgang til Clean Rooms og Deal Teams, hvor de enkelte grupper ikke kan se hinandens eksistens eller aktivitet.
Læs mere >
Requestlist på datarum
Smart requestlist-funktion
Giver administratoren mulighed for nemt og overskueligt at oprette mappestrukturen ud fra en requestlist.
Læs mere >
E-signatur på datarum
E-signatur med MitID
Dokumenter fra NDA til closing kan underskrives elektronisk med e-signatur, herunder MitID, direkte i platformen.
Læs mere >
Automatisk PDF-generering
Automatisk PDF-generering
Spørgsmål og svar kan eksporteres som PDF med fuld indeksering.
Læs mere >

Personlig onboarding og dansk support

  • Flersproget opsætning: Platformen kan opsættes på flere forskellige sprog på individuelt brugerniveau.
  • Gratis onboarding: Vi onboarder dig altid personligt (det tager typisk 30 minutter), så du og dit team kommer trygt fra start.
  • Dansk support hele vejen: Vi sidder fysisk i Kolding og yder personlig support på både dansk, engelsk og tysk under hele processen – fra første trin til closing.

Hvad er fordelene ved et datarum?

  • Fortrolige dokumenter og filer vises kun for valgte brugere
  • To-faktor validering af brugeradgang
  • Fuld kontrol med brugere og deres adgang til data og funktioner
  • Mere struktureret due diligence proces
  • Hurtig og effektiv håndtering af dokumenter som skal præsenteres
  • Overskuelighed i processen når alt er samlet ét sted. Alle parter sparer tid og får bedre overblik
  • Gennemsigtighed i processen minimerer risiko for misforståelser
  • Dokumenter fra NDA til closing kan underskrives i med e-signatur, bla. MitID
  • Spørgsmål og svar (Q&A) håndteres i datarummet, og minimerer antallet af mails med følsomme/fortrolige oplysninger
  • Ingen forsinkelse i kommunikation grundet indbygget Q&A funktion
  • Q&A manager som, forlods, kan fordele spørgsmål til specifikke personer
  • Backup af alle dokumenter
  • Dokumentation for præsenterede dokumenter, brugerhændelser og Q&A
  • Kan etableres som en del af en salgsmodningsproces
  • Hvis transaktionen ikke skal gennemføres, kan data og struktur gemmes og genbruges
  • 24/7/365 adgang, uanset hvor man er

Gennemsigtige priser og faste rammer

Vi tror på fuld gennemsigtighed uden skjulte oprettelsesomkostninger eller uventede gebyrer. Når du opretter et datarum hos os, kender du prisen fra starten, og du får en komplet køreklar løsning.

Standardabonnement

(Inkluderet i prisen)
Pris på datarum fra BetterBoard
Datarum
1 komplet, sikkert datarum
Ubegrænset antal mapper i datarum
Mapper
Ubegrænset antal mapper med indekseret oversigt
Ekstra lagerplads til datarum
Diskplads
1 GB krypteret diskplads
Tilkøb ekstra brugere til datarum
Brugere
Op til 20 brugere inkluderet (interne/eksterne)
E-signatur på datarum
E-signatur
20 e-signaturprocesser inkluderet
Onboarding og support er inkluderet i BetterBoards datarum
Onboarding & support
Personlig onboarding og dansk support under hele forløbet

Vælg den betalingsmodel,
der passer jer bedst

Månedlig betaling

Kort bindingsperiode

kr. 2.100 pr. md.
✓ Bindingsperiode fra kun 30 dage

Årlig betaling

Den mest økonomiske model

kr. 16.500 pr. år
✓ Ideel hvis projektet strækker sig over 8+ måneder

Alle priser er excl. moms.

Hvis der undervejs i processen bliver behov for flere brugere, ekstra diskplads eller flere underskriftsprocesser, kan dette nemt tilkøbes og justeres med et enkelt klik efter jeres behov.

Ekstra brugere
Ekstra bruger kr. 60 pr. md.
Ekstra data
Ekstra diskplads kr. 9 pr. md.
Ekstra signaturprocesser
Ekstra 25 e-signaturprocesser kr. 750 engangsbeløb
Stefan Schelde Hansen er CEO og Founder hos BetterBoard
“

Et digitalt datarum giver sikkerhed og skaber tillid, hvor der skal foretages due diligence af en virksomhed fx i forbindelse med opkøb/frasalg. Har man mange involverede partnere og dokumenter, så er et datarum med en brugervenlig Q&A-funktion med til at sikre en enklere proces med struktur og overblik.

“

Udtaler Stefan Schelde Hansen
Founder af BetterBoard®

Trio Suite: Én platform til hele M&A-processen

En succesfuld virksomhedshandel sker sjældent hen over natten. Ofte begynder forberedelserne længe før selve due diligence-processen – særligt hvis der er lagt en strategi for at virksomheden skal sælges indenfor en overskuelig årrække. Med BetterBoards Trio Suite får du én samlet platform, der understøtter hele forløbet: fra den tidlige strukturering og klargøring af materiale i prærummet, til den intensive due diligence-proces i datarummet og den efterfølgende sikre opbevaring i arkivrummet.

Prærummet er til virksomheder, der vil være i god tid og skabe overblik, før potentielle købere eller rådgivere skal have adgang til materialet. Når due diligence-processen går i gang, kan materialet nemt flyttes videre til datarummet, som typisk anvendes intensivt i en periode på 3-4 måneder. Efter closing kan dokumentationen opbevares sikkert i arkivrummet, så vigtig viden og historik bevares ét samlet sted.

Fase 1:

Prærum

Strukturering og tidlig forberedelse

Inden I inviterer eksterne købere eller investorer indenfor til en due diligence, har I brug for tid og ro til intern koordinering. Prærummet er det ideelle sted at starte jeres proces i et fuldstændig sikkert og krypteret miljø.

Saml materialet i ro og mag
Du får rigelige mængder diskplads til at samle, organisere og opbevare filer og dokumenter.
Sikkert internt samarbejde
Du kan nemt invitere interne parter som advokater, revisorer, mæglere og andre rådgivere ind, så samarbejdet kan begynde fra dag ét.
Enkel opstart
Prærum indeholder ikke avancerede funktioner til due diligence, men giver dig en enkel og effektiv platform til den tidlige fase af processen til en attraktiv pris.
kr. 6.000 pr. år

Fase 2:

Datarum

Effektiv styring af due diligence

Når du er klar til due diligence, aktiveres datarummet med alle de funktioner, der understøtter en effektiv og sikker proces. Datarummet kan kobles direkte på dit eksisterende prærum, så du nemt kan overføre relevante dokumenter og fortsætte processen uden afbrydelser.

Styr på kommunikationen
Indeholder et integreret Q&A-modul og styring af Q&A via en dedikeret Q&A Manager.
Avanceret adgangskontrol
Mulighed for requestlister og oprettelse af interne brugere med individuel adgangsbegrænsning.
Rettighedsstyring
Rettigheder styres helt ned til mappeniveau, og eksterne brugere kan oprettes i Købergrupper med Clean Teams og Deal Teams.
kr. 1.600 pr. md. som en del af jeres Trio Suite

Fase 3:

Arkivrum

Sikker dokumentation i garantiperioden

Når due diligence-processen er afsluttet, kan det være vigtigt at bevare dokumentation og historik – eksempelvis i en efterfølgende garantiperiode.

Fastlåst tilstand
Datarummet fastlåses i en sikker arkivtilstand, hvor alle filer, dokumenter og hændelser bevares 100% intakt.
Økonomisk langtidsopbevaring
Giver omkostningseffektiv, enkel og sikker adgang til materialet, så længe du har behov for det.
Altid klar til genaktivering
Kan på et hvilket som helst tidspunkt sættes i drift som et aktivt datarum igen, hvis det måtte blive nødvendigt.
kr. 6.000 pr. år

Fleksibilitet hele vejen: Ved opgradering fra prærum til datarum betaler du kun differencen mellem de to abonnementer. Det er ikke en nødvendighed at starte med et prærum. Er du klar til due diligence med det samme, opretter vi blot et aktivt datarum med det samme.

Ofte stillede spørgsmål om det virtuelle datarum

Spørgsmål om virtuelle datarum (VDR)

Hvad betyder VDR?

VDR står for Virtual Data Room (på dansk: virtuelt datarum eller digitalt datarum). Det er et online, højsikkert arkivmiljø, der bruges til opbevaring og distribution af fortrolige dokumenter under følsomme forretningsprocesser.

Hvad er forskellen på et datarum og almindelig cloud-lagring (f.eks. Dropbox eller OneDrive)?

Hvor almindelige fildelingstjenester er designet til nem deling og redigering, er et professionelt datarum designet til maksimal kontrol og sikkerhed. I et datarum kan du forhindre modparten i at downloade, printe eller videresende dokumenter. Du kan styre adgangen helt ned på filniveau, se præcis hvem der har læst hvilke dokumenter (og i hvor mange minutter), samt køre en fuldt krypteret og lukket Q&A-proces mellem køber og sælger.

Hvem bruger typisk et virtuelt datarum?

Datarum anvendes primært af virksomhedsejere, ledelser, advokater, revisorer og M&A-mæglere. Det er et standardværktøj i forbindelse med virksomhedssalg, fusioner og opkøb (M&A), kapitalrejsning, ejendomshandler samt eksterne compliance- og risikovurderinger.

Spørgsmål til funktionalitet og betingelser hos BetterBoard

Hvad er en grundlæggende mappestruktur i et due diligence datarum?

En due diligence-mappestruktur (ofte baseret på en request-liste fra køber) dækker typisk områder som selskabsretlige dokumenter, finansiel rapportering, skatteforhold, ansættelseskontrakter, kommercielle aftaler, it-infrastruktur og IP-rettigheder (patenter/varemærker).

Hvad er bindingsperioden på et datarum hos BetterBoard?

Vi tilbyder fleksible aftaler tilpasset dit projekts tidsramme. Du kan vælge et månedligt abonnement med en kort bindingsperiode på kun 30 dage, eller et årligt abonnement, hvis du ved, at jeres proces strækker sig over længere tid.

Hvor hurtigt kan jeg have mit datarum klar til brug?

Vores løsning er fuldt cloudbaseret og kræver ingen lokal installation. Når vi har modtaget de basale oplysninger om jeres administrator, kan vi etablere og give adgang til jeres datarum i løbet af få timer.

Understøtter platformen forskellige brugerniveauer og rettigheder?

Ja. For at sikre, at fortrolige filer kun vises for de valgte personer, tilbyder platformen 5 forskellige adgangsniveauer for interne brugere og 4 niveauer for eksterne parter. Administratoren kan på et øjeblik begrænse eller udvide adgangen helt ned på mappeniveau.

Hvad er en Q&A Manager, og hvordan fungerer den?

En Q&A Manager er en indbygget rolle i vores Q&A-modul. Funktionen sikrer, at alle spørgsmål fra potentielle købere lander ét centralt sted, hvorefter jeres Q&A Manager forlods kan godkende og uddelegere spørgsmålene til de rette interne specialister (f.eks. økonomidirektøren eller HR-chefen) direkte i systemet. Dette minimerer risikoen for usikker mailkorrespondance.

Kan vi oprette uafhængige købergrupper i systemet?

Ja. Du kan oprette adskilte Brugergrupper (Clean Teams og Deal Teams), som er fuldstændig isolerede. Det betyder, at to konkurrerende bydere kan foretage due diligence i det samme datarum på samme tid, uden overhovedet at være klar over hinandens eksistens eller aktivitet.

Føres der en log over brugerhændelser i datarummet?

Ja, platformen fører en fuldstændig umanipulerbar log over alle hændelser på både mappe-, dokument- og brugerniveau. Du har fuld dokumentation for, hvem der har tilgået materialet, og oversigten kan til enhver tid downloades som en Excel-fil.

Kan dokumenter underskrives med MitID direkte i datarummet?

Ja, vores datarum understøtter elektroniske e-signaturprocesser. Du kan underskrive alt fra fortrolighedserklæringer (NDA) til de endelige closing-aftaler med blandt andet MitID direkte i platformens flow.

Hvordan er sikkerheden og kryptering af data?

Sikkerhed er vores standard. Datarummet er bygget på en krypteret og godkendt infrastruktur med 2-faktor login (2FA) som standard for alle brugere. Data er fuldt beskyttet med avanceret kryptering (SSL/TLS under transport og AES-kryptering under opbevaring).

Hvad sker der med vores data og dokumenter, når transaktionen afsluttes?

Ved closing hjælper vi dig med at tage en komplet eksport af al information, dokumenter, brugerlogs samt spørgsmål og svar. Hvis du ønsker at bevare dokumentationen intakt i en efterfølgende garantiperiode, kan datarummet med fordel overføres til vores prisbillige Arkivrum, hvor alt opbevares passivt og sikkert, men altid er klar til genaktivering.

Hvordan får jeg startet mit datarum og hvad koster det?

Du kan bestille dit datarum direkte her på siden, ved blot at udfylde formularen nederst. Du kan også booke et online møde hvor vi gennemgår mulighederne. Hvis du vil starte med en uforpligtende snak om datarum, så kan vi ringe dig op på et tidspunkt som passer i din kalender.

Image module

Bliv ringet op når det passer dig

Bliv ringet op af Betterboard og få mere information om hvad et virtuelt datarum (VDR) kan gøre for dig.

Ring mig op
Image module

Book et uforpligtende online møde

På under en halv time gennemgår vi datarummets primære funktionalitet, sikkerhed og de 5 adgangsniveauer.

Bestil online demo
Image module

Bestil dit datarum via vores formular

Bestil dit datarum direkte her. På en normal arbejdsdag giver vi dig adgang i løbet af få timer.

Bestil dit datarum