Datarum – er mere end bare opbevaring og deling af fortrolige dokumenter

Datarum fra BetterBoard

Sikker og effektiv dokumentdeling til Due Diligence

Hvad er et datarum?

Et datarum, også kaldet VDR – virtual data room – er en sikker, digital og cloudbaseret platform, som giver dig fuld kontrol over dine data. Et datarum kan være et sikkert arkiv som udelukkende er beregnet til opbevaring af dokumenter og filer i en mappestruktur. En struktur som kan være givet på forhånd, eller skræddersyet, som i vores løsning.

Et BetterBoard datarum er dog en mere avanceret løsning; meget mere end bare en digital opbevaringsplads. Her tilbyder vi blandt andet avancerede funktioner omkring adgangskontrol for både interne og eksterne, kryptering af data og opbygning af en individuel mappestruktur.

Et datarum anvendes i mange forskellige sammenhænge. Det understøtter processen i større transaktioner som kræver sikker og krypteret deling af fortrolige eller følsomme dokumenter og andre data. Platformen er specielt værdifuld i due diligence processer i forbindelse med salg af virksomhed, salg af ejendom, kapitalrejsning, ejerskifte, fusioner og andre større transaktioner.

Et virtuelt datarum afløser tidligere tiders fysiske rum, hvor man først samlede alle relevante mapper og dokumenter, for efterfølgende at lade de involverede parter gennemgå materialet. Det var både tidskrævende og besværligt, og hvis transaktionen faldt til jorden, måtte rummet ryddes, og genetableres når det atter blev aktuelt.

Med et virtuelt datarum får du en løsning som altid er klar når behovet opstår – og som gør processerne hurtigere og mere overskuelige.

Image module

Hvornår er der typisk behov for et datarum?

Intuitivt og sikkert datarum fra BetterBoard

Hvilke fordele giver et datarum?

BetterBoards datarum giver dig en komplet køreklar løsning, som hverken kræver installation eller integration til andre systemer. Alt er cloudbaseret og klart til brug. Du kan bruge datarummet til både små og store projekter, salg af din virksomhed, salg af ejendom – kort sagt: alle projekter hvor du har behov for at have overblik og styr på dine data i din due diligence proces.

Selvom rummet er intuitivt i brug, onboarder vi dig alligevel altid, inden du starter dit projekt. Onboardingen tager typisk ca. 30 minutter, og undervejs får du rig lejlighed til at stille spørgsmål og afklare eventuelle detaljer.

Hvis du er i tvivl om, hvorvidt vores datarum passer til dine behov, tilbyder vi også gerne en praktisk demonstration, så du kan få svar på eventuelle spørgsmål inden du går i gang.

Onboardingen er en fast del af dit abonnement, og det samme gælder support under hele processen – fra det første trin til closing.. Ved closing hjælper vi dig desuden med at tage backups af indhold, spørgsmål og svar samt brugerhændelser – helt uden ekstra omkostninger. Fra starten kender du prisen, og der kommer ingen skjulte gebyrer. Kun hvis du får behov for flere brugere, ekstra underskriftsprocesser eller mere diskplads, justerer vi prisen i forhold til dit behov.

Vi hjælper dig gennem hele forløbet fra start til slut – vi sidder i Kolding og kan supportere dig på dansk, engelsk og tysk, så du altid kan få hjælp på det sprog som passer dig bedst.

Du skal ikke installere eller integrere til andre programmer, og løsingen kan være klar i løbet af få timer. Vi skal bruge nogle basale oplysninger omkring administratorrollen, og så skal vi naturligvis aftale tid til en onboarding, så du kommer godt i gang.

Vores datarum er født med 20 brugere, som kan fordeles både internt og eksternt. I visse tilfælde er der behov for at kunne åbne for flere brugere. Det gør du selv ved et enkelt klik og valg af antal ønskede licenser. Ligeledes kan antallet af e-signaturprocesser udvides efter behov.

Hvad er fordelene ved et datarum?

  • Fortrolige dokumenter og filer vises kun for valgte brugere
  • To-faktor validering af brugeradgang
  • Fuld kontrol med brugere og deres adgang til data og funktioner
  • Mere struktureret due diligence proces
  • Hurtig og effektiv håndtering af dokumenter som skal præsenteres
  • Overskuelighed i processen når alt er samlet ét sted. Alle parter sparer tid og får bedre overblik
  • Gennemsigtighed i processen minimerer risiko for misforståelser
  • Dokumenter fra NDA til closing kan underskrives i med e-signatur, bla. MitID
  • Spørgsmål og svar (Q&A) håndteres i datarummet, og minimerer antallet af mails med følsomme/fortrolige oplysninger
  • Ingen forsinkelse i kommunikation grundet indbygget Q&A funktion
  • Q&A admin som, forlods, kan fordele spørgsmål til specifikke personer
  • Backup af alle dokumenter
  • Dokumentation for præsenterede dokumenter, brugerhændelser og Q&A
  • Kan etableres som en del af en salgsmodningsproces
  • Hvis transaktionen ikke skal gennemføres, kan data og struktur gemmes og genbruges
  • 24/7/365 adgang, uanset hvor man er
Stefan Schelde Hansen er CEO og Founder hos BetterBoard
“

Et digitalt datarum giver sikkerhed og skaber tillid, hvor der skal foretages due diligence af en virksomhed fx i forbindelse med opkøb/frasalg. Har man mange involverede partnere og dokumenter, så er et datarum med en brugervenlig Q&A-funktion med til at sikre en enklere proces med struktur og overblik.

“

Udtaler Stefan Schelde Hansen
Founder af BetterBoard®

Hvordan fungerer et datarum

I praksis opretter vi en cloudbaseret løsning. Det betyder, at der ikke er behov for lokal installation af programmer eller andet. Uanset om man er intern eller ekstern bruger, kan datarummet tilgås både via PC, tablet og mobil, så længe man blot har adgang til internettet.

I datarummet opretter vi samtidigt mindst én administrator, som har ansvaret for den overordnede håndtering af både data og brugere. Det er administrator, som tildeler adgang til både interne og eksterne brugere. Adgangen kan defineres på fem forskellige niveauer for interne brugere og fire for eksterne, afhængigt af om eksempelvis en ekstern bruger kun skal have læserettigheder, eller også skal kunne udføre andre handlinger. Administratoren bestemmer ligeledes, hvilke specifikke mapper og dokumenter den enkelte bruger skal have adgang til – ikke alle behøver nødvendigvis at kunne se alt indhold. Skulle der blive behov for at ændre adgangsniveauer eller adgangsrettigheder, kan administratoren tilpasse disse på et øjeblik – eksempelvis for at give bredere adgang eller begrænse adgangen til særligt indhold.

I datarummet oprettes en mappestruktur. Er du i en due diligence proces, er det ofte med udgangspunkt i en requestlist fra den anden part. Her placeres de ønskede dokumenter, og det defineres, hvem der har adgang til dem. Det er desuden muligt at oprette købergrupper, hvor de enkelte medlemmer af gruppen kan have adgang til forskellige dokumenter, og hvor de enkelte købergrupper ikke kan se hinanden.

Der er ingen vedligeholdelsesopgaver, eller driftsmæssige opgaver, forbundet med at drive et BetterBoard datarum. Det håndterer vi, så datarummets ejer kan fokusere på brugere og data.

  • Clean Room / Clean Team / Deal Team
  • Fuld oversigt over adgang og aktivitet
  • Effektiv og krypteret dokumentdeling
  • Sikker 2-faktor login som standard
  • Underskriv nemt med e-signatur
  • Rettighedsstyring
  • Intuitivt Q&A modul
  • Q&A Admin
  • Dokument tracking
  • Indekseret oversigt
  • Kan opsættes på flere forskellige sprog
  • Nem oprettelse af "modpart"
  • Automatisk PDF-generering
  • Logning af brugerhændelser
  • Smart requestlist funktion
  • Brugergrupper
  • Ingen startomkostninger
  • Kort bindingsperiode - fra 30 dage
  • Kom i gang i løbet af få timer
  • Gratis onboarding og support
  • Eksport af al information og kommunikation i forbindelse med closing

Hvad siger vores brugere?

“BetterBoards datarum gjorde det muligt for alle parter – både køber, sælger og rådgivere – at samarbejde effektivt og med fuld gennemsigtighed. Q&A-funktionen var en stor hjælp til at holde styr på spørgsmål og svar undervejs.”

Torben Buur
Torben Buur
Advokat og indehaver af BUUR advokatfirma
Læs flere kundecases

Priser på virtuelt datarum

Grundlæggende har vi to abonnementer, et månedsabonnement og et årligt abonnement. Når vi opretter rummet, aftaler vi hvilken af de to abonnementstyper som passer dig bedst.

Årsabonnementet betales én gang årligt, månedsabonnementet én gang om måneden. Begge abonnementstyper fortsætter til de opsiges fra din side. Hvis du ved at dit projekt tager mere end otte måneder, vil det være en fordel for dig at købe datarummet i årsabonnement, og ellers er månedsabonnementet den mest økonomisk fordelagtige model.

Har du behov for flere rum, flere brugere fra start, mere diskplads eller andet, så tag fat i os, og få en uforpligtende snak om hvordan vi kan skræddersy et abonnement som passer præcist til dine behov.

BetterBoards datarum gør det enkelt og sikkert at gennemføre due diligence i forbindelse med salg af virksomhed eller salg af ejendom. Del dokumenter med relevante parter hurtigt, effektivt og uden ekstra omkostninger.

Datarummet er klart til brug fra dag ét, og er den sikre løsning – intuitivt og fleksibel i brug, så du kan fokusere på transaktionen og overlade teknikken til os.

 SMALL

Kr. 2.100 ved mdl. betaling
Kr. 16.500 ved årlig betaling

  • 1 datarum
  • Ubegrænset antal mapper
  • 1 GB data
  • Inkl. 20 brugere
  • Inkl. 20 underskriftsprocesser inkluderet

 MEDIUM

Kr. 3.500 ved mdl. betaling
Kr. 28.000 ved årlig betaling

  • 5 datarum
  • Ubegrænset antal mapper
  • 10 GB data
  • Inkl. 20 brugere
  • Inkl. 20 underskriftsprocesser inkluderet

 LARGE

Kr. 4.800 ved mdl. betaling
Kr. 39.500 ved årlig betaling

  • 10 datarum
  • Ubegrænset antal mapper
  • 100 GB data
  • Inkl. 20 brugere
  • Inkl 20 underskriftsprocesser inkluderet

Hvordan får jeg startet mit datarum og hvad koster det?

Du kan bestille dit datarum direkte her på siden, ved blot at udfylde formularen nederst. Du kan også -samme sted – booke et online møde hvor vi gennemgår mulighederne. Hvis du vil starte med en uforpligtende snak om mulighederne, så kan vi ringe dig op på et tidspunkt som passer i din kalender.

Image module

Bliv ringet op når det passer dig

Bliv ringet op af Betterboard og få mere information om hvad et virtuelt datarum (VDR) kan gøre for dig.

Ring mig op
Image module

Book et uforpligtende online møde

På under en halv time gennemgår vi datarummets primære funktionalitet, sikkerhed og de 5 adgangsniveauer.

Bestil online demo
Image module

Bestil dit datarum via vores formular

Bestil dit datarum direkte her. På en normal arbejdsdag giver vi dig adgang i løbet af få timer.

Bestil dit datarum