Som professionelt bestyrelsesmedlem, hvor tiden er knap, og struktur er essentiel, kan man effektivisere sit arbejde med en bestyrelsesportal – og man får det absolutte bedste udbytte ved, at anvende den samme portal til alle ens bestyrelsesposter.
Kundecase
Marlene Haugaard | Professionel bestyrelsesmedlem
"En bestyrelsesportal, der giver ensartethed og fælles struktur i bestyrelsesarbejdet"
Marlene Haugaard er professionelt bestyrelsesmedlem og arbejder i syv bestyrelser.
I de fleste bestyrelser, hvor Marlene Haugaard arbejder, anvendes en bestyrelsesportal – primært BetterBoards Bestyrelsesportal – hvilket gør hendes arbejde mere struktureret på tværs af de forskellige bestyrelser.
“Det giver god mening når man som jeg, har størstedelen af det bestyrelsesarbejde jeg laver på samme portal”, udtaler Marlene Haugaard og fortsætter: “For mig er det nemmere at benytte samme portal, i det omfang det er muligt – den genkendelighed der er, kombineret med at man har en ensartethed i strukturen, giver rigtig god mening.”
For Marlene Haugaard er den sikkerhed, som en bestyrelsesportal giver også vigtig, især når det kommer til e-mails eller Dropbox.
“Ensartethed og fælles struktur i bestyrelsesarbejdet”
Selvom bestyrelsesarbejdet i sig selv ikke bliver nemmere eller bedre ved brugen af en bestyrelsesportal, gør muligheden for at have alt materiale fra virksomheden samlet et sted, forberedelsen til det næste bestyrelsesmøde nemmere. Det handler primært om, at alt materiale til det aktuelle møde er let tilgængeligt, hvilket er nyttigt, hvis man skal gennemgå tidligere dokumenter eller referater. “Lige der giver portalen simpelthen så god mening,” udtaler Marlene Haugaard.
“Det der ultimativt skaber mest værdi for mig er, at jeg har det hele samlet på et dashboard. Det at have mulighed for at finde alt materiale på den givne virksomhed ét sted gør min forberedelse nemmere. – Min egen tid bliver mere effektiv med en bestyrelsesportal”, siger Marlene Haugaard.
Brugen af portalen
Ifølge Marlene Haugaard er der dog flere aspekter ved portalen, som gør selve bestyrelsesarbejdet nemmere.
For det første er det muligt at se, hvor langt man er nået i forhold til forberedelsen af det næste møde. Man ser tydeligt, hvor meget man mangler at læse og det er en stor fordel.
Derudover bruger Marlene også dagsordenen, hvor de relevante dokumenter til det enkelte punkt er fastlagt, hvilket betyder, at man ikke skal sidde og rode rundt i mapper.
Referatfunktionen som giver muligheden for at skrive referatet direkte på portalen under selve bestyrelsesmødet, er også nyttigt og det at man efterfølgende kan sende det direkte til underskrift i hele bestyrelsen med e-signatur funktionen, effektiviserer bestyrelsesarbejdet yderligere.
Endelig vil Marlene gerne fremhæve, hvordan bestyrelsesportalen lægger op til at man kan lave en overskuelig mappestruktur. Man har et sted til generelle dokumenter i en fælles mappe, hvor forretningsorden, vedtægter, årsrapporter, budgetter og andre grundelementer, der gælder for netop denne bestyrelse, samles. Dette sparer tid og skaber et uundværligt overblik, især når man arbejder i flere bestyrelser.
Hvad skaber værdi med bestyrelsesportalen?
Man kan diskutere, hvordan bestyrelsesportalen skaber værdi, da det kan være meget subjektivt. Men sikkerheden ved at bruge en bestyrelsesportal kan bl.a. i sidste ende være værdifuld, hvis noget går galt – dokumenterne er samlet ét sted, som man ved er korrekt og sikkert opbevaret.
“Det skaber værdi for mig som person, fordi jeg har denne ensartethed i mit bestyrelsesarbejde, som gør det nemmere for mig, når jeg skal forberede mig. Personligt bliver jeg meget mere effektiv, når jeg bruger en portal, hvilket jeg egentlig tænker burde gælde for alle, der benytter bestyrelsesportalen – en effektivitet som i sidste ende gerne skulle løfte hele bestyrelsen,” udtaler Marlene.
Som professionelt bestyrelsesmedlem er tid en knap ressource og derfor giver det god mening, at effektivisere sit arbejde med en bestyrelsesportal.
Selvom Marlene Haugaard kender til både telefonisk support og guides, har det aldrig været nødvendigt for hende at gøre brug af dem. Hun foretrækker selv at prøve sig frem og finde løsningen, hvilket også taler for, at portalen er meget intuitiv at bruge – en fordel for mange.
