Mød Tina Nørgaard Madsen, direktionsassistent hos Sindico Group, et kapitalholdingselskab med 4 divisioner inden for wholesale, retail, marketing og forretningsudvikling.
Kundecase
Tina Nørgaard Madsen | Direktionsassistent hos Sindico Group
Effektiv bestyrelsesstyring med BetterBoard hos Sindico Group
Tina er administrator på BetterBoard og er tilkoblet hele 20 forskellige bestyrelser inklusive hovedbestyrelsen i Sindico Group. Hun værdsætter især den genkendelighed og det overblik BetterBoard giver hende, når hun arbejder med dagsordner, referater, og dokumenthåndtering. Det gør det samtidig lettere for hende at hjælpe andre bestyrelsesmedlemmer med at administrere deres materiale og underskriftsprocesser.
Genkendelighed og brugervenlighed med bestyrelsesportalen
Genkendelighed og brugervenlighed er afgørende for Tina, direktionen og de øvrige bestyrelsesmedlemmer, som alle er aktive i flere bestyrelser i koncernen. BetterBoards bestyrelsesportal giver dem mulighed for at samle al materiale ét sted, som f.eks. virksomhedens stamdata, årshjul og forretningsorden. Det skaber et struktureret og søgbart arkiv, som er lettilgængeligt for medlemmer, nye ansatte, eksterne bestyrelsesmedlemmer og investorer.
“For mig som administrator er det altafgørende at have genkendeligheden og overblikket, hvilket jeg får blot ved at logge på bestyrelsesportalen, hvorfra jeg kan tilgå alle de bestyrelser, jeg er tilknyttet.” siger Tina Nørgaard Madsen.
Specielt én funktion, nemlig e-signatur, skaber virkelig værdi for alle vores bestyrelser. Alle dokumenter signeres direkte i portalen, hvilket effektiviserer arbejdsprocesserne for alle.
Daniel Høj, CEO og Partner i Sindico Group, har også oplevet værdien af BetterBoard Bestyrelsesportalen i de forskellige bestyrelser, han arbejder i. Han har derfor implementeret bestyrelsesplatformen i flere af de bestyrelser, han er medlem af. Når man er involveret i adskillige bestyrelser, giver bestyrelsesportalen mulighed for at bevare overblikket blot ved at kigge på portalens oversigtsbillede. Det er nemt og hurtigt at planlægge møder og finde det relevante materiale.
“Portalen gør bestyrelsesarbejdet nemmere, især når man er tilkoblet mange bestyrelser. I de tilfælde hvor man har flere møder samtidigt er det virkelig effektivt og nemt, at det hele er samlet ét sted”, udtaler Tina Nørgaard Madsen, direktionsassistent hos Sindico Group.
Sikkerhed og beskyttelse af dokumenter
Sikkerhed er en topprioritet for Sindico Group da mange investorer, bestyrelsesmedlemmer og administratorer har adgang til platformen. Med BetterBoard bliver deres krav om at beskytte fortrolige dokumenter indfriet.
Beslutningen om at implementere BetterBoard, kom fra CEO Daniel Højs personlige erfaring med platformen i andre private bestyrelser. Han var overbevist om, at det også ville tilføre værdi til Sindico Group at samle alt bestyrelsesmaterialet på én fælles portal, hvorfra Sindico Group har adgang til deres 20 bestyrelser (portaler.)
Effektiv håndtering af bestyrelsesmateriale med BetterBoard
Tina, som dagligt bruger BetterBoards bestyrelsesportal til at håndtere dagsordner, referater og underskriftsprocesser, kan ikke forestille sig at udføre sit arbejde så effektivt uden platformen. Den giver hende det nødvendige overblik over kommende møder og tillader hende at administrere alt materiale centralt.
“Jeg var simpelthen ikke lykkes så godt i mit arbejde, hvis ikke jeg havde haft BetterBoard bestyrelsesportalen – at have et værktøj der er med til at styre de mange bestyrelser, når det er så komplekst, som her i Sindico Group,” siger Tina Nørgaard Madsen.
Vedvarende Support fra BetterBoard-teamet
Sindico Group har også haft gavn af BetterBoards onboarding-program, som har været gavnligt både i opstarten og løbende. Løbende onboarding kan enten tilbydes i forbindelse med nye brugere eller administratorer eller som en generel brush-up af funktioner til eksisterende brugere, så de føler sig mere komfortable med systemet. Support fra BetterBoard-teamet har været en positiv oplevelse for Tina, da hun altid har mødt kompetent og hurtig tilbagemelding. Derudover nævner Tina fordelen ved at kontakte BetterBoards support direkte, uanset om det er via chat, mail eller telefon; det gør det let for brugerne at få hjælp, når det er nødvendigt.
Værdiskabende bestyrelsesarbejde med bestyrelsesportalen
For bestyrelserne i Sindico Group har bestyrelsesportalen fra BetterBoard skabt mærkbar værdi ved at gøre alt materiale let tilgængeligt og struktureret, hvilket sparer tid og optimerer forberedelsesprocessen. Den visuelle forberedelsesscore giver et hurtigt overblik på, hvor godt hele bestyrelsen har forberedt sig. Derudover hjælper ikonfarverne ud for hvert dokument samt funktionen “Mine ulæste dokumenter” også de enkelte bestyrelsesmedlemmer med at identificere, hvor de skal fokusere deres forberedelser.
Alt i alt er BetterBoard blevet uundværligt for Sindico Group da det har bidraget til at skabe en mere effektiv og struktureret tilgang til bestyrelsesarbejdet i en stor og kompleks organisation. “Det overblik, forsiden giver, er næsten uundværligt, når først man har prøvet det,” siger Tina Nørgaard Madsen afslutningsvis.
