Hvordan opretholder man sikkerhed og struktur, når man håndterer ansøgninger om fondsmidler og samtidig fungerer som administrator for flere forskellige bestyrelser i en virksomhed? Anne Christine fandt løsningen i BetterBoard Bestyrelsesportal.
Kundecase
Anne Christine | Sekretær hos Christian Nielsens Fond
”Fra at printe alt materiale 4 gange om året til en digital Bestyrelsesportal”
Anne Christine, der har en Ph.D. i molekylær mikrobiologi, trængte til en ændring. Da stillingen som sekretær hos Christian Nielsens Fond vakte hendes interesse, søgte hun jobbet og har nu været ansat siden december 2019.
Det viste sig, at hendes baggrund i overførsel af information i biologiske systemer ikke var så langt fra overførsel af information i IT-systemer og hvordan man kunne forbedre denne proces. Dette var en af de store udfordringer, da Anne Christine startede som sekretær hos Christians Nielsens Fond, som hvert år modtager mange ansøgninger om investeringer eller støtte.
Investeringer i opstartsvirksomheder
Anne Christine der er bindeleddet mellem bestyrelsen og ansøgere laver en “onepager” til bestyrelsen, som træffer beslutninger baseret på det materiale, hun udarbejder.
En af Anne Christines første opgaver var at finde en løsning på alt det materiale, som bestyrelsen skal bruge forud for et bestyrelsesmøde. Fra at printe store bunker af papir til hvert bestyrelsesmedlem og sende USB-stik med posten besluttede Anne Christine at finde en mere sikker, nem og miljøvenlig løsning for opbevaring og deling af fortroligt materiale.
“Det tog mig ikke lang tid at finde ud af, at det skulle være BetterBoards bestyrelsesportal,” udtaler Anne Christine og fortsætter. “Det ligger i mit DNA at undersøge tingene grundigt – derfor kiggede jeg på BetterBoards referenceliste og ringede rundt til nogle af deres nuværende kunder for at høre deres erfaringer. Alle var enige om, at de var tilfredse med både brugen af portalen og samarbejdet med hele teamet bag.”
For Anne Christine var spørgsmålet ikke, om de skulle have en portal, men snarere hvilken udbyder de skulle vælge. Efter deres første møde fornemmede hun hurtigt, det som flere af kunderne havde fortalt – nemlig troværdighed og samtidig oplevede hun, hvor brugervenlig og intuitiv bestyrelsesportalen var.
En stor fordel har været muligheden for at lave den samme struktur i portalen, som den tidligere mappestruktur på computeren.
“Når man altid har brugt et system og en tilgang til informationsopbevaring, kræver det meget at skulle ændre det. Derfor var det en stor fordel for mig, at jeg kunne lave samme mappestruktur i bestyrelsesportalen og derefter uploade alle mapperne direkte. Det er klart, at da jeg skulle starte med at tage det hele på en gang, var det en stor mundfuld. Men med lidt hjælp fra supporten lykkedes det – og nu er det nemt,” siger Anne Christine.
Lettere forberedelse til bestyrelsesmøder
Når vi spørger Anne Christine om, hvad brugen af portalen har betydet for hendes hverdag, er svaret klart: “Forberedelsen til bestyrelsesmøderne er blevet meget lettere.” Anne Christine fortsætter: “Jeg har nu mulighed for at gøre alt klar til de næste bestyrelsesmøder på forhånd direkte i portalen. En del af vores bestyrelsesmøder handler jo netop om at tage stilling til de ansøgninger, der kommer– og de kommer altid lige op til en deadline. Derfor sparer det mig tid, når jeg kan bruge portalens funktioner til forberedelse.”
En af de store fordele for Anne Christine er nemheden ved at bruge portalen – de forskellige funktioner, der er designet specifikt til bestyrelsesarbejde, gør hele processen mere enkel. Når vi spørger mere indtil det, er det blandt andet muligheden for at søge globalt i alle sager og muligheden for at trække dokumenter og e-mails direkte ind i portalen, samt at deres faste agendaskabelonen altid er inde i portalen.
Det, Anne Christine er mest begejstret for, er, at man kan sende dokumenter direkte til underskrift på deres telefoner. Hvor hun førhen kørte ud til de enkelte bestyrelsesmedlemmer for at få deres underskrift, kan hun nu sende det direkte til dem via portalen.
Hvilke værdier har det skabt for dig og virksomheden?
Som udgangspunkt var det måske ikke helt synligt, hvilken værdi det havde skabt for Christian Nielsen Fonden eller for Anne Christines arbejde. Men det er helt sikkert blevet nemmere for både bestyrelsen og for hende i dagligdagen, derudover så er sikkerheden i forhold til opbevaring af fortrolige dokumenter også en væsentlig faktor – så ved nærmere omtanke så har det frigivet en masse tid og derved også værdi.
“I modsætning til tidligere, hvor det kun var mig, der havde adgang til alle tidligere dokumenter, har hele bestyrelsen nu adgang til alle tidligere dokumenter.”
“Det har helt sikkert skabt mere sikkerhed i forhold til, at vi arbejder med fortrolige dokumenter, som nu bliver håndteret sikkert og krypteret. Dernæst er det muligheden for, at alle har adgang til alle dokumenter og muligheden for underskrift, som vi faktisk også bruger til forskellige fuldmagter uden om bestyrelsesarbejdet fortæller Anne Christine og forsætter, derudover kan vi glæde os over, at vi også er blevet mere miljøbevidste, idet vi ikke printer alt materiale mere.”
Hele bestyrelsen er meget tilfreds – og når man arbejder med mennesker på forskellige tekniske niveauer, er det en kæmpe hjælp, at supporten er klar til at hjælpe. “Vi er glade for supporten – og det at den er der, når vi har brug for den.”
Hvorfor faldt valget på BetterBoard Bestyrelsesportalen?
”Det var vigtigt for os at kunne mærke, at der var god kemi, og at der var et ønske om at imødekomme vores behov og tilpasse nogle funktioner, som vi havde brug for. Vi er lidt en virksomhed, der drives af gamle værdier, hvor tillid og troværdighed er en vigtig del af vores DNA – og efter vores første møde med BetterBoard kunne vi mærke, at vi ville få det, der blev lovet, og at jeres virksomhed er bygget på nogle af de samme værdier. – “Vi stoler på det, I siger.” Afslutter Anne Christine.
Jeg vil helt klart anbefale det til andre. Hele den måde, vi har oplevet onboarding, efterfølgende support og alle portalens funktioner, som gør, at mit arbejde i dagligdagen er nemmere, og samtidig at bestyrelsen har adgang til alt inklusive muligheden for at underskrive dokumenterne, er en kæmpe fordel for Christian Nielsens Fond.
