Hvad er en legatarfortegnelse?

Senest opdateret: 8. oktober 2026

Fagligt gennemgået af BetterBoard

En legatarfortegnelse er en oversigt over de personer, organisationer og andre modtagere, som har fået tildelt uddelinger fra en erhvervsdrivende fond i regnskabsåret. Fortegnelsen skal som minimum vise modtagernes navne og de individuelle beløb og skal stemme med de uddelinger, der fremgår af fondens årsregnskab.

Dokumentet er en fast del af bestyrelsens årsproces. Det skal godkendes sammen med årsrapporten, underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer og indsendes til Erhvervsstyrelsen senest samtidig med årsrapporten. Udarbejdes fortegnelsen som et selvstændigt dokument, er den som udgangspunkt undtaget fra aktindsigt. Integreres den i årsrapporten, bliver modtagere og beløb derimod offentligt tilgængelige.

Denne guide forklarer fortegnelsens indhold, afstemning, godkendelse, underskrift, indsendelse, persondata og sikker opbevaring. Den tydeliggør også forskellen mellem legatarfortegnelsen og fondens offentlige uddelingspolitik. Indholdet er generel information og kan ikke erstatte konkret juridisk, regnskabsmæssig eller databeskyttelsesretlig rådgivning.

En legatarfortegnelse er den erhvervsdrivende fonds konkrete årsoversigt over modtagere af uddelinger. Hvor en uddelingspolitik beskriver retning og hovedkategorier, viser legatarfortegnelsen, hvem fonden faktisk har tildelt midler, og hvor stort et beløb hver modtager har fået i regnskabsåret. Den forbinder dermed bestyrelsens uddelingsbeslutninger med årsregnskabets tal.

Ordet legatar kan give associationer til arv og testamente, men i denne sammenhæng bruges det om personer, organisationer m.v., som modtager en uddeling fra fonden. Fortegnelsen er ikke blot en kontaktliste. Den er et formelt dokument, der skal udarbejdes, godkendes, underskrives og indsendes efter reglerne for erhvervsdrivende fonde.

Kravet i erhvervsfondslovens § 80 retter sig mod erhvervsdrivende fonde. Bestyrelsen skal indsende en fortegnelse over de modtagere, som har fået uddelinger fra fonden i regnskabsåret. Det er derfor vigtigt først at afklare fondens retlige status. En ikke-erhvervsdrivende fond kan være underlagt et andet tilsyn og andre krav.

Denne side behandler legatarfortegnelsen for en erhvervsdrivende fond. Den erstatter ikke en vurdering af reglerne for konkrete fonde, foreninger eller legater. Bestyrelsen bør kende fondens registrering, vedtægt, fondsmyndighed og regnskabskrav, før årsprocessen planlægges.

Erhvervsstyrelsens vejledning angiver, at fortegnelsen som minimum skal indeholde navnet på modtagerne og det beløb, som hver person, organisation m.v. har modtaget fra fonden i regnskabsåret. Oplysningerne skal være præcise nok til, at modtager og individuel uddeling kan identificeres, og de skal matche årets uddelinger i årsregnskabet.

Fonden kan have behov for yderligere interne data som journalnummer, formål, beslutningsdato, betalingsstatus og vilkår. Disse oplysninger behøver ikke nødvendigvis stå i den formelle fortegnelse. Hold derfor myndighedsdokumentet adskilt fra det mere detaljerede arbejdsregister, så fortegnelsen hverken mangler obligatoriske oplysninger eller fyldes med unødvendige persondata.

Legatarfortegnelsen vedrører modtagere af uddelinger i fondens regnskabsår. Perioden skal derfor svare til årsrapportens regnskabsperiode. Ved omlægning af regnskabsår eller et forkortet eller forlænget regnskabsår skal fonden kontrollere, hvilke uddelinger der hører til perioden, og hvordan de afspejles i regnskabet.

Det kan være nødvendigt at skelne mellem beslutningsdato, tilsagn, regnskabsmæssig indregning og faktisk betaling. Et systemudtræk alene afgør ikke, hvilken periode uddelingen tilhører. Fondens regnskabspraksis, beslutningsdokumenter og eventuelle betingelser skal ses i sammenhæng. Afklar periodisering med fondens økonomiansvarlige og revisor før den endelige afstemning.

Fortegnelsen skal indsendes til Erhvervsstyrelsen senest samtidig med årsrapporten. Den bør derfor indgå som en fast leverance i fondens årsafslutning og ikke først udarbejdes, når årsrapporten er klar til upload. Dataindsamling og løbende registrering gennem året reducerer risikoen for manglende modtagere og tidskrævende rekonstruktion.

Årshjulet bør indeholde datoer for datalukning, økonomisk afstemning, juridisk kontrol, bestyrelsens behandling, underskrifter og digital indsendelse. Den ansvarlige bør også kontrollere kvitteringen og sikre, at den korrekte fil blev indsendt. Hvis en fejl opdages efter indsendelsen, skal fonden undersøge den rette fremgangsmåde for korrektion frem for blot at ændre sit interne eksemplar.

Legatarfortegnelsen skal godkendes af bestyrelsen sammen med årsrapporten og underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer. Kravet understreger, at fortegnelsen er et kollektivt bestyrelsesdokument. Den kan ikke reduceres til et administrativt bilag, som alene bogholder, administrator eller formand står inde for.

Mødematerialet bør give medlemmerne mulighed for at kontrollere fortegnelsen mod årsrapporten og de beslutninger, bestyrelsen har truffet. Referatet bør dokumentere behandlingen og godkendelsen. Ved elektronisk underskrift skal processen sikre, at alle underskriver den samme endelige version. Hvis et medlem er uenig eller ikke kan underskrive, bør fonden straks få konkret juridisk vejledning om håndteringen.

Erhvervsstyrelsens vejledning kræver, at legatarfortegnelsen matcher de uddelinger, som er anført i årsregnskabet. Afstemningen bør begynde på transaktionsniveau og derefter sammenholde summer, perioder og kategorier. Hver post skal kunne spores til bestyrelsens beslutning og den regnskabsmæssige registrering.

Kontrollér blandt andet:

• at alle relevante uddelinger i regnskabsåret er medtaget én gang
• at modtagernavne er entydige og korrekt stavet
• at individuelle beløb stemmer med bogføring og beslutning
• at annullerede eller ændrede tilsagn er håndteret korrekt
• at periodisering følger fondens regnskabspraksis
• at summen kan forklares i forhold til årsrapportens oplysninger

Afvigelser bør dokumenteres og løses før bestyrelsens godkendelse, ikke efter underskrifterne.

Når legatarfortegnelsen udarbejdes og indsendes som et selvstændigt dokument, er den som udgangspunkt undtaget fra aktindsigt efter erhvervsfondslovens § 80, stk. 2. Det beskytter de konkrete modtager- og beløbsoplysninger mod almindelig offentlig adgang. Fonden skal stadig behandle dokumentet sikkert og kun give intern adgang efter et sagligt behov.

Bestyrelsen kan vælge at integrere fortegnelsen i årsrapporten. I så fald bliver den en del af den offentligt tilgængelige årsrapport og kan ikke holdes uden for offentligheden. Valget bør derfor træffes bevidst før indsendelse. En fejlagtig placering kan ikke nødvendigvis gøres ugjort, når årsrapporten først er offentliggjort.

En fuld legatarfortegnelse i årsrapporten offentliggør navne og individuelle uddelingsbeløb. Det kan give maksimal gennemsigtighed, men har også betydning for modtagernes privatliv og fondens kommunikation. Bestyrelsen bør forstå konsekvensen og sikre, at offentliggørelsen er tilsigtet og korrekt.

Hvis fortegnelsen integreres i årsrapporten, skal fonden fortsat redegøre for sin uddelingspolitik. Erhvervsstyrelsens vejledning angiver dog, at uddelingspolitikken i den situation ikke behøver at opdele årets uddelinger i hovedkategorier, fordi den fulde fortegnelse skaber gennemsigtighed om modtagere og beløb. Tabellen sammenfatter de forskellige dokumenters funktion.

Legatarfortegnelsen er transaktionsnær: Den indeholder specifikke modtagere og individuelle beløb. Uddelingspolitikken er strategisk og offentlig: Den beskriver, hvordan, hvor meget og til hvem fonden overordnet uddeler, samt årets uddelinger fordelt på relevante hovedkategorier. Politikken må ikke blot kopiere fondens vedtægt.

Dokumenterne skal hænge sammen, men de kan ikke erstatte hinanden. Fortegnelsen dokumenterer årets konkrete udfald, mens politikken forklarer rammerne og prioriteringerne. Hvis den separate fortegnelse er undtaget fra aktindsigt, giver uddelingspolitikken stadig offentligheden indsigt på kategoriniveau uden at identificere hver enkelt modtager. Fonden bør bruge ensartede kategorier over tid, så udviklingen kan forstås.

Fondens uddelinger skal ligge inden for de formål, som fremgår af fondsvedtægterne. Legatarfortegnelsen er derfor også et kontrolpunkt: Når modtagere og beløb samles, bør bestyrelsen kunne se, hvordan de konkrete uddelinger understøtter formålet og den vedtagne uddelingspolitik.

Fortegnelsen behøver ikke rumme hele den juridiske begrundelse for hver uddeling. Den interne sag bør imidlertid dokumentere formål, beslutning, eventuelle vilkår og habilitet. Hvis en post er vanskelig at placere under vedtægtens formål, er det et signal om, at spørgsmålet skal afklares før godkendelse. Et system eller regneark kan gruppere data, men kan ikke fortolke vedtægten på bestyrelsens vegne.

Fortegnelsen skal afspejle de modtagere, som har fået uddelinger fra fonden i regnskabsåret. Uddelinger kan være til eksterne personer og organisationer, men en fond kan også have kategorier som uddelinger til stifterfamilie, medarbejdere i koncernen eller helejede dattervirksomheder. Den konkrete kvalifikation bør følge reglerne og årsregnskabets behandling.

Nærtstående eller koncerninterne forhold kræver særlig opmærksomhed på habilitet, fondens formål og dokumentation. Bestyrelsen bør ikke antage, at en intern betaling falder uden for reglerne alene på grund af modtagerens relation til fonden. Revisor og juridisk rådgiver bør inddrages, hvis det er uklart, om en disposition er en uddeling eller en forretningsmæssig transaktion.

En uddeling kan blive reduceret, bortfalde eller flytte mellem perioder, hvis vilkår ikke opfyldes. Fondens system skal bevare historikken og vise den aktuelle status uden at overskrive den oprindelige beslutning. Ellers bliver det vanskeligt at forklare forskellen mellem bestyrelsens tilsagn, bogføringen, betalingen og den endelige fortegnelse.

Fastlæg regler for tilbagekaldelse, tilbagebetaling og ændring af modtager eller beløb. Hver ændring bør have dato, beslutningsgrundlag og ansvarlig. Ved årsafslutningen skal økonomifunktionen og fondsadministrationen afklare, hvilke beløb der skal indgå i årets regnskab og fortegnelse. Usikre poster bør ikke skjules i en manuel nettosum, men behandles ud fra dokumenterede forhold.

Navn og uddelingsbeløb kan være personoplysninger, når modtageren er en fysisk person. Fonden skal derfor have et behandlingsgrundlag, informere efter de relevante regler, begrænse adgang og fastsætte en forsvarlig opbevaringsperiode. Den lovpligtige fortegnelse giver ikke automatisk ret til at genbruge oplysningerne til andre formål.

Den separate indsendelse og muligheden for undtagelse fra aktindsigt er væsentlig, men fritager ikke fonden fra øvrige databeskyttelseskrav. Undgå unødvendige oplysninger som CPR-nummer, helbredsforhold eller detaljer om sociale problemer i selve fortegnelsen. Hvis særlige oplysninger er nødvendige i ansøgnings- eller kontrolsagen, bør de opbevares adskilt med strengere adgang. Se den brede vejledning om GDPR.

Adgang bør begrænses til bestyrelsen og de medarbejdere, administratorer, revisorer eller rådgivere, der har en konkret opgave. Fortegnelsen bør ikke ligge i en åben fællesmappe eller distribueres som ukrypteret vedhæftning til en bred modtagerkreds. Rollebaseret adgang gør det muligt at adskille ansøgningsbehandling, økonomikontrol og bestyrelsesgodkendelse.

Gennemgå adgangen ved fratrædelse og efter årsprocessens afslutning. Eksterne brugere bør have tidsbegrænset adgang, og delte links bør kunne tilbagekaldes. Downloadede kopier skaber deres egne risici, så fonden bør definere, hvilken version der er autoritativ, og hvordan lokale kopier håndteres. Sikkerhed skal omfatte både system, mennesker og arbejdsgang.

Den mest robuste legatarfortegnelse bygges løbende. Hver uddeling bør registreres med modtager, beløb, beslutningsdato, formål, regnskabsperiode, vilkår og status. Når året afsluttes, bliver opgaven en kontrolleret afstemning frem for en manuel rekonstruktion af referater, mails og bankposter.

Et praktisk årshjul kan omfatte:

1. registrering umiddelbart efter bestyrelsens uddelingsbeslutning
2. løbende kontrol af modtagerdata og ændrede tilsagn
3. kvartalsvis afstemning mellem administration og bogføring
4. årsafslutning med periodisering og dokumentation af afvigelser
5. revisors og ledelsens kontrol af sammenhæng med årsrapporten
6. bestyrelsens samlede behandling og underskrift
7. indsendelse og arkivering af kvittering og endelig version

Roller og deadlines bør være tydelige før årets sidste møde.

En fondsadministrator kan vedligeholde modtagerregisteret, følge op på tilsagn, samle underskriftsgrundlag og koordinere afstemningen med økonomi og revisor. Administratoren bør arbejde efter en dokumenteret proces og kunne forklare datakilder, statuskoder og eventuelle manuelle korrektioner.

Bestyrelsens ansvar forsvinder ikke ved outsourcing. Aftalen med administratoren bør fastlægge adgang, databeskyttelse, frister, kvalitetssikring, eksport og håndtering ved leverandørskifte. Bestyrelsen skal modtage et forståeligt kontrolgrundlag, ikke blot en færdig PDF. Hvis administratoren også bistår med ansøgninger og betalinger, bør funktionsadskillelse og godkendelsesgrænser være tydelige.

Revisor indgår i årsrapportprocessen og kan kontrollere sammenhængen mellem regnskabets uddelinger, underliggende registreringer og fondens dokumentation. Erhvervsstyrelsens vejledning om revisors særlige rolle omtaler også kontrollen af, at bestyrelsen har udarbejdet legatarfortegnelse og relevante redegørelser.

Den præcise revisionshandling afhænger af opgave og regler, og bestyrelsen bør ikke antage, at revisor automatisk har kontrolleret alle navne og juridiske forhold. Aftal tidsplan, dataleverance og ansvarsgrænse. Eventuelle revisionsbemærkninger eller afstemningsforskelle skal behandles, før bestyrelsen underskriver. Revisor rådgiver og kontrollerer, men overtager ikke bestyrelsens ansvar for uddelingerne eller dokumentets godkendelse.

Dagsordenen bør have et særskilt punkt om årsrapport og legatarfortegnelse. Materialet skal udsendes i tide, så medlemmerne kan gennemgå afstemningen, væsentlige afvigelser og beslutningen om separat eller integreret offentliggørelse. Referatet bør tydeligt vise, at bestyrelsen har godkendt fortegnelsen sammen med årsrapporten.

Fortrolige modtageroplysninger behøver ikke gentages i referatets brødtekst, når den godkendte fortegnelse er entydigt identificeret som bilag. Registrér versionsdato og filnavn, så det senere kan dokumenteres, hvilken fil der blev godkendt. Den generelle rollefordeling og ansvar for en fondsbestyrelse bør afspejles i processen.

Underskriftsprocessen skal sikre, at samtlige bestyrelsesmedlemmer underskriver den identiske, endelige fortegnelse. Filen bør låses mod indholdsmæssige ændringer, når signeringen starter. Hvis en fejl opdages, skal signeringen standses, dokumentet korrigeres, og alle underskrive den nye version – ikke forskellige varianter.

Gem dokumentation for signaturforløbet sammen med den endelige fil. Kontrollér navne, roller, tidspunkt og eventuelle afvisninger. En elektronisk signatur kan gøre processen mere effektiv, men den retter ikke et forkert datagrundlag og erstatter ikke bestyrelsens læsning. Den relevante forskel mellem underskriftsteknik og dokumentansvar uddybes på siden om e-signatur.

Fonden bør bevare den godkendte og indsendte fortegnelse, underskriftsdokumentation, indsendelseskvittering og det nødvendige afstemningsspor efter sin dokumentpolitik og gældende regler. Materialet skal kunne findes ved revision, myndighedskontrol og senere spørgsmål til årets uddelinger. Samtidig bør unødvendige arbejdskopier slettes.

Opbevaringsstedet skal beskytte integritet og fortrolighed. Knyt dokumentet til det korrekte regnskabsår og årsrapport, og registrér, om det blev indsendt separat eller integreret. Ved systemskifte skal metadata og adgangsbegrænsning følge med. Den generelle metode til frister, sletning og undtagelser findes på siden om opbevaringspligt.

En erhvervsdrivende fond skal fortsat redegøre for sin uddelingspolitik, selv om den ikke har foretaget uddelinger i regnskabsåret. Redegørelsen må i så fald oplyse, at der ikke er foretaget uddelinger. For selve legatarfortegnelsen bør fonden følge Erhvervsstyrelsens aktuelle tekniske og juridiske krav og dokumentere, at fraværet af poster er kontrolleret.

En tom liste må ikke bero på manglende registrering. Afstem bestyrelsesreferater, bogføring og bankbevægelser for at bekræfte, at der faktisk ikke findes uddelinger. Hvis fonden efterlever sit formål gennem aktiviteter, der kan sidestilles med uddelinger, kan årsrapportens og uddelingspolitikkens beskrivelse kræve særskilt vurdering. Få rådgivning, hvis dispositionernes karakter er uklar.

• modtagerlisten udarbejdes først efter årsrapportens færdiggørelse
• tilsagn, betalinger og regnskabsmæssige uddelinger blandes sammen
• samme modtager optræder under flere navne eller registreres dobbelt
• ændrede og annullerede uddelinger overskrives uden historik
• summen kan ikke afstemmes med årsregnskabet
• fortegnelsen integreres utilsigtet i den offentlige årsrapport
• unødvendige følsomme oplysninger tilføjes dokumentet
• ikke alle bestyrelsesmedlemmer underskriver samme version
• indsendelseskvittering og godkendt dokument opbevares hver for sig
• administratorens systemudtræk accepteres uden bestyrelseskontrol

En dokumenteret proces med løbende registrering, funktionsadskillelse og faste afstemninger forebygger de fleste fejl mere effektivt end en hektisk slutkontrol.

1. Bekræft, at fonden og regnskabsåret er korrekt identificeret.
2. Afstem alle uddelinger med beslutninger, bogføring og årsregnskab.
3. Kontrollér navn og individuelt beløb for hver modtager.
4. Undersøg ændrede, tilbageførte eller betingede uddelinger særskilt.
5. Beslut bevidst, om fortegnelsen indsendes separat eller integreres i årsrapporten.
6. Begræns dokumentet til nødvendige oplysninger og beskyt persondata.
7. Fremlæg den endelige version sammen med årsrapporten for bestyrelsen.
8. Sørg for underskrift fra samtlige bestyrelsesmedlemmer.
9. Indsend senest samtidig med årsrapporten og gem kvitteringen.
10. Arkivér den godkendte version og det nødvendige afstemningsspor sikkert.

Tjeklisten er operationel støtte. Er der tvivl om en disposition, offentlighed, persondata eller indberetning, bør fonden bruge Erhvervsstyrelsens aktuelle vejledning og konkret faglig rådgivning.

• Retsinformation – erhvervsfondsloven, herunder § 80 om bestyrelsens indsendelse af fortegnelsen og reglerne om aktindsigt.
• Erhvervsstyrelsen – redegørelse for fondens uddelingspolitik, herunder myndighedens forklaring af forskellen på uddelingspolitik og legatarfortegnelse.
• Erhvervsstyrelsen – årsrapporter for erhvervsdrivende fonde, med vejledning om årsrapport, indsendelse og offentliggørelse.
• Erhvervsstyrelsen – uddelinger i erhvervsdrivende fonde, om bestyrelsens rammer for at foretage uddelinger.

Brug altid den aktuelle lovtekst, indsendelsesløsning og myndighedsvejledning. Regler, tekniske formater og konkrete vurderinger kan ændre sig, og en fonds vedtægt eller særlige forhold kan kræve yderligere dokumentation.

Arbejdet med legatarfortegnelsen kræver sammenhæng mellem uddelingsbeslutninger, modtagerdata, årsregnskab, bestyrelsesgodkendelse og underskrifter. BetterBoards fondsløsning kan understøtte en mere samlet og sporbar proces, så data og dokumentation ikke skal rekonstrueres fra separate regneark, mails og filversioner ved årets afslutning.

Løsningen kan blandt andet understøtte:

• struktureret registrering af ansøgninger, modtagere, beløb og beslutningsstatus
• samlet dokumentation af bestyrelsens uddelingsbeslutninger
• rollebaseret adgang til fortrolige modtager- og uddelingsoplysninger
• bedre grundlag for afstemning mellem administration, økonomi og årsrapport
• kontrolleret distribution af den endelige fortegnelse til bestyrelsen
• historik, referater og opfølgning gennem fondens årsproces

BetterBoard afgør ikke, om en disposition juridisk er en uddeling, og sikrer ikke i sig selv, at fortegnelsen er korrekt, fuldt underskrevet eller rettidigt indsendt. Bestyrelsen, fondens administration og relevante rådgivere har fortsat ansvaret. Læs også om den bredere fondsadministration.