Hvad er et hybridmøde?

Senest opdateret: 1. september 2026

Fagligt gennemgået af BetterBoard

Et hybridmøde er et møde, hvor nogle deltagere befinder sig fysisk i samme lokale, mens andre deltager digitalt via video og lyd. Mødeformen kombinerer fleksibiliteten ved et onlinemøde med den direkte dialog i et fysisk møde.

For en bestyrelse kræver hybridformatet særlig opmærksomhed. Alle medlemmer skal kunne høre, se, stille spørgsmål og deltage i drøftelser og beslutninger på et forsvarligt grundlag – uanset hvor de befinder sig.

Et vellykket hybridmøde afhænger derfor både af mødeledelse, teknik, sikker dokumentdeling og klare procedurer for beslutningsdygtighed, afstemninger og tekniske udfald.

Et hybridmøde kombinerer fysisk og digital deltagelse i samme møde. En del af deltagerne sidder typisk i et mødelokale, mens andre kobler sig på gennem en videomødeplatform.

Formatet adskiller sig fra:

• Fysiske møder, hvor alle deltagere er i samme lokale.
• Onlinemøder, hvor alle deltager digitalt på relativt ens tekniske vilkår.
• Asynkrone processer, hvor deltagerne bidrager eller træffer beslutninger på forskellige tidspunkter.

Hybridmødet er ofte den mest krævende mødeform, fordi mødelederen samtidig skal skabe sammenhæng mellem to forskellige deltagelsesrum.

Hybridmøder er relevante, når fysisk deltagelse er ønskelig, men ikke realistisk for alle. Det kan eksempelvis være ved geografisk afstand, rejser, sygdom eller behov for at inddrage en ekstern rådgiver i et enkelt punkt.

Mødeformen kan anvendes til:

• Bestyrelsesmøder og udvalgsmøder.
• Strategi- og opfølgningsmøder.
• Møder med revisor, advokat eller andre rådgivere.
• Møder på tværs af selskaber og geografiske enheder.
• Korte ekstraordinære møder med tidskritiske beslutninger.

Hvis sagen er særligt følsom eller kræver tæt dialog, bør formanden overveje, om et rent fysisk eller rent digitalt format giver bedre betingelser.

Hybridmøder kan øge fleksibiliteten, men kvaliteten afhænger af, om alle deltagere får lige adgang til dialog, materiale og beslutninger.

Ved et rent onlinemøde deltager alle gennem hver sin skærm. Det kan skabe en mere ensartet oplevelse, fordi alle bruger de samme funktioner til håndsoprækning, chat og skærmdeling.

Ved et hybridmøde kan lokaledeltagerne lettere tale sammen, aflæse kropssprog og afbryde spontant. Onlinedeltagerne risikerer derfor at blive tilskuere frem for ligeværdige deltagere.

Hybridformatet kræver især:

• Kamera, der viser hele lokalet.
• Mikrofoner, som opfanger alle talere tydeligt.
• En skærm, hvor lokalet kan se onlinedeltagerne.
• En mødeleder, der aktivt fordeler ordet.
• En fælles digital kanal til materiale og beslutninger.

Efter selskabsloven kan bestyrelsesmøder afholdes ved anvendelse af elektroniske medier, når det er foreneligt med udførelsen af bestyrelsens hverv. Et medlem af ledelsen kan dog kræve, at der finder en mundtlig drøftelse sted.

Bestyrelsen bør desuden kontrollere vedtægter, forretningsorden og andre relevante regler. Før mødet bør formanden afklare:

• Om mødeformen er egnet til de konkrete dagsordenspunkter.
• Om alle medlemmer kan deltage forsvarligt.
• Hvordan identitet og tilstedeværelse kontrolleres.
• Hvordan tekniske udfald påvirker beslutningsdygtigheden.
• Hvordan afstemninger, dissens og beslutninger dokumenteres.

Læs mere om bestyrelsesmøder. Oplysningerne her er generelle og erstatter ikke juridisk rådgivning.

Planlægningen bør begynde tidligere end ved et almindeligt fysisk møde:

1. Vurder, om hybridformatet passer til formålet.
2. Bekræft deltagere, roller og mødeform.
3. Udsend dagsorden og materiale rettidigt.
4. Test lokale, kamera, mikrofoner, skærme og internet.
5. Aftal regler for talerække, chat, pauser og afstemning.
6. Udpeg en mødeleder og eventuelt en teknisk facilitator.
7. Fastlæg en reservekanal ved tekniske problemer.
8. Kontrollér adgang og fortrolighed før mødet åbnes.

Udstyret skal understøtte naturlig samtale og gøre alle deltagere synlige og hørbare.

Et grundlæggende setup omfatter:

• Stabil internetforbindelse og gerne en reserveforbindelse.
• Kamera med passende udsnit af mødelokalet.
• Mikrofoner tæt nok på alle fysiske deltagere.
• Højttalere uden ekko eller feedback.
• Skærm til onlinedeltagere og delt materiale.
• Strøm, kabler og relevante adaptere.
• En computer, der ikke samtidig bruges til andre kritiske opgaver.

Udstyret bør testes fra en ekstern deltagers perspektiv. God lyd er normalt vigtigere end meget høj billedkvalitet.

Mødelederen skal bevidst modvirke, at samtalen bliver domineret af lokalet.

Gode principper er:

• Præsenter alle deltagere og deres deltagelsesform.
• Bed deltagerne sige deres navn, før de taler, hvis lyd og billede ikke er entydigt.
• Brug en tydelig talerække, som omfatter både lokale og online deltagere.
• Hold øje med digitale håndsoprækninger og chat.
• Læs beslutningsforslag højt og vis dem digitalt.
• Lav faste check-ins med onlinedeltagerne.
• Hold pauser på samme tid for alle.
• Undgå sideløbende samtaler i mødelokalet.

Alle deltagere bør arbejde ud fra samme aktuelle dokumentversion. Materiale bør samles i en kontrolleret løsning frem for at blive fordelt mellem e-mails, chatbeskeder og lokale mapper.

En fælles platform kan understøtte:

• Adgang til dagsorden, bilag og beslutningsoplæg.
• Rollebaserede rettigheder til fortrolige punkter.
• Versionsstyring og tydelig markering af opdateringer.
• Personlige noter uden parallelle dokumentkopier.
• Kontrolleret adgang før og efter mødet.
• Sammenhæng mellem materiale, referat og beslutninger.

Læs mere om dokumenthåndtering og sikker dokumentdeling.

Deltagere kan befinde sig på hjemmekontor, hotel, tog eller andre steder, hvor samtaler og skærme kan overhøres eller ses.

Før mødet bør det aftales:

• At deltagere sidder i et privat og egnet miljø.
• At hovedtelefoner anvendes, når andre kan overhøre mødet.
• At mødelinks og adgangskoder ikke videresendes.
• At ukendte deltagere ikke lukkes ind.
• At skærmdeling begrænses til relevante vinduer.
• At optagelse og automatiske assistenter ikke aktiveres uden godkendelse.
• At fortrolige papirer og downloads håndteres efter mødet.

Se også vejledningen om bestyrelsessikkerhed.

Mødelederen bør vide, hvem der deltager, og om vedkommende har ret til at være til stede under hele mødet eller kun bestemte punkter.

Kontrollen kan omfatte:

• Personlig invitation gennem godkendt kanal.
• Login med personlig konto og stærk autentifikation.
• Virtuelt venteværelse eller manuel godkendelse.
• Mundtlig navne- og deltagerkontrol ved mødestart.
• Løbende kontrol, når gæster tilgår eller forlader mødet.
• Lukning af adgang, når den eksterne deltagers punkt er afsluttet.

Det skal være tydeligt, hvem der er til stede og kan stemme. Før en formel beslutning bør mødelederen kontrollere, at alle relevante deltagere har hørt det endelige forslag og fortsat kan deltage.

Ved afstemning bør man dokumentere:

• Forslagets præcise ordlyd.
• Hvem der deltog i behandlingen.
• Om bestyrelsen var beslutningsdygtig.
• Hvordan stemmer blev afgivet og optalt.
• Resultatet og eventuel dissens.
• Om tekniske problemer påvirkede deltagelsen.

Læs den samlede vejledning om digital afstemning.

Referatet bør dokumentere mødet og beslutningerne på samme faglige niveau som ved andre mødeformer. Det kan desuden være relevant at angive, hvem der deltog fysisk og digitalt.

Referatet kan omfatte:

• Dato, tidspunkt, mødeform og deltagere.
• Godkendelse af dagsorden og eventuel habilitet.
• Hovedpunkter i drøftelserne.
• Beslutninger og afstemningsresultater.
• Dissens eller forbehold.
• Ansvarlige og frister for opfølgning.
• Væsentlige tekniske afbrydelser.

Læs mere om mødereferater.

Optagelse er ikke nødvendigvis nødvendig for at skrive et godt referat og kan skabe yderligere risici. En optagelse kan indeholde personoplysninger, fortrolige drøftelser og information, der ellers ikke ville blive opbevaret ordret.

Før optagelse bør organisationen afklare:

• Det konkrete formål og behandlingsgrundlag.
• Om optagelsen er nødvendig og proportional.
• Hvordan deltagerne informeres.
• Hvem der får adgang.
• Hvor og hvor længe optagelsen opbevares.
• Hvordan den slettes sikkert.
• Om eksterne tjenester behandler data.

Automatiske transskriptions- og AI-funktioner bør vurderes efter de samme principper.

Tekniske problemer skal håndteres efter en aftalt procedure frem for improvisation.

En beredskabsplan kan omfatte:

• Telefonnummer eller anden reservekanal.
• Teknisk ansvarlig, som ikke samtidig leder hele mødet.
• Regler for korte pauser og genforbindelse.
• Krav om at stoppe behandlingen, hvis en relevant deltager falder ud.
• Ny afstemning, hvis deltagelsen var uklar.
• Dokumentation af væsentlige afbrydelser i referatet.
• Mulighed for at udsætte et punkt, hvis forsvarlig behandling ikke er mulig.

Teknikken løser ikke alene udfordringen. En inkluderende kultur kræver klare forventninger:

• Kom forberedt og log på i god tid.
• Brug kamera, når forholdene og organisationens regler tillader det.
• Slå mikrofonen fra ved baggrundsstøj, men undgå at skabe unødig friktion.
• Tal én ad gangen og undgå lokale sidesamtaler.
• Brug den aftalte digitale kanal til spørgsmål og håndsoprækning.
• Del ikke skærmbilleder, chat eller materiale uden tilladelse.
• Bekræft beslutninger og ansvar mundtligt før næste punkt.

Efter mødet bør formand og sekretariat vurdere både faglig kvalitet og deltagelsesvilkår.

Spørg blandt andet:

• Kunne alle høre og se det nødvendige?
• Fik online deltagere reel taletid?
• Var materialet tilgængeligt i korrekt version?
• Var beslutninger og afstemninger entydige?
• Opstod sikkerheds- eller fortrolighedsproblemer?
• Hvordan fungerede mødeledelse og teknisk støtte?
• Hvad skal ændres før næste hybridmøde?

Korte tilbagemeldinger fra både lokale og digitale deltagere giver et mere retvisende billede.

Hyppige fejl omfatter:

• At betragte hybridmødet som et almindeligt fysisk møde med et kamera.
• At teste billedet, men ikke lyden.
• At lade lokaledeltagerne dominere samtalen.
• At sende forskellige dokumentversioner på e-mail.
• At glemme identitets- og deltagerkontrol.
• At gennemføre en afstemning, mens et medlem er faldet ud.
• At dele hele skærmen og utilsigtet vise fortrolige oplysninger.
• At optage eller transskribere uden klart formål og information.
• At mangle en reserveplan ved tekniske problemer.
• At undlade at dokumentere mødeform og væsentlige afbrydelser.

Reglerne afhænger af organisationstype, vedtægter, forretningsorden og mødesituation. Centrale officielle kilder omfatter:

• Retsinformation – selskabsloven, som blandt andet regulerer kapitalselskabers ledelse og elektroniske bestyrelsesmøder.
• Erhvervsstyrelsen, som offentliggør vejledning om selskaber og virksomhedsregler.
• EUR-Lex – databeskyttelsesforordningen, når møder, optagelser eller værktøjer behandler personoplysninger.
• Datatilsynet, som vejleder om personoplysninger, behandlingssikkerhed og databehandlere.
• Sikkerdigital – vejledning til virksomheder om sikker digital adfærd og beskyttelse.

Oplysningerne er generelle og kan ikke erstatte konkret juridisk eller sikkerhedsmæssig rådgivning. Kilder senest kontrolleret den 1. september 2026.

BetterBoards bestyrelsesportal kan samle de arbejdsprocesser og dokumenter, der skal fungere ens for både fysiske og digitale deltagere.

Portalen kan blandt andet understøtte:

• Fælles adgang til dagsorden, beslutningsoplæg og bilag.
• Den samme aktuelle dokumentversion for alle deltagere.
• Personlige noter til mødematerialet.
• Struktureret adgang for bestyrelse, direktion, udvalg og gæster.
• Udarbejdelse og godkendelse af referater.
• Registrering af beslutninger og handlingspunkter.
• Søgbar historik fra tidligere møder.

En bestyrelsesportal erstatter ikke videomødeudstyr, mødeledelse eller organisationens ansvar for sikkerhed og gyldige beslutninger. Den kan skabe et fælles arbejdsgrundlag omkring mødet.

Læs mere om bestyrelsesportaler eller se BetterBoards bestyrelsesportal.