Hvad er en e-signatur?

Senest opdateret: 1. september 2026

Fagligt gennemgået af BetterBoard

E-signatur gør det nemmere at underskrive og godkende dokumenter digitalt – uden udskrift, scanning og manuel distribution. For bestyrelser kan det skabe en hurtigere og mere sammenhængende proces, når eksempelvis referater, beslutninger og andre dokumenter skal underskrives af flere personer. Her får du overblik over, hvordan e-signatur fungerer, hvilke regler der gælder, og hvad du bør være opmærksom på.

En e-signatur er data i elektronisk form, som er knyttet til andre elektroniske data, og som underskriveren anvender til at underskrive. I praksis betyder det, at en handling – eksempelvis en godkendelse i en digital løsning – forbindes med en bestemt person og et bestemt dokument.

En god signeringsproces gør det muligt efterfølgende at besvare fire centrale spørgsmål:

• Hvem underskrev dokumentet?
• Hvilket dokument blev underskrevet?
• Hvornår blev underskriften afgivet?
• Er dokumentet blevet ændret efter underskriften?

Svarene bør kunne dokumenteres gennem selve det underskrevne dokument, et signaturbevis eller et elektronisk revisionsspor.

Begreberne bruges ofte som synonymer, men de kan have forskellige betydninger:

• E-signatur er den korte betegnelse for elektronisk signatur.
• Elektronisk underskrift er den almindelige danske betegnelse for en underskrift, der afgives elektronisk.
• Digital signatur bruges ofte om en teknisk løsning, hvor kryptografi anvendes til at knytte underskriveren til dokumentet og beskytte dokumentets integritet.
• Digital godkendelse kan være en bredere arbejdsgang, hvor en person godkender et dokument, uden at handlingen nødvendigvis opfylder kravene til et bestemt niveau af elektronisk signatur.

Det afgørende er derfor ikke alene, hvilket ord leverandøren bruger. Organisationen bør undersøge, hvilken identifikation, dokumentation og teknisk beskyttelse den konkrete proces faktisk indeholder.

En typisk elektronisk signeringsproces består af følgende trin:

1. Det endelige dokument gøres klar til underskrift.
2. De personer, der skal underskrive, inviteres gennem den valgte løsning.
3. Underskriverens identitet eller adgang kontrolleres på det niveau, processen kræver.
4. Underskriveren åbner og gennemgår dokumentet.
5. Personen afgiver sin underskrift eller elektroniske accept.
6. Løsningen registrerer relevante oplysninger om signeringen.
7. Det færdige dokument og eventuel signaturdokumentation arkiveres.

Det er vigtigt, at den version, der sendes til underskrift, er endelig. Hvis dokumentet ændres efterfølgende, bør ændringen kunne opdages, og det kan være nødvendigt at gennemføre en ny signeringsrunde.

EU’s eIDAS-regler skelner overordnet mellem elektroniske signaturer, avancerede elektroniske signaturer og kvalificerede elektroniske signaturer.

• Elektronisk signatur: En elektronisk handling eller oplysning anvendes til at underskrive. Dokumentationen kan variere betydeligt mellem løsninger.
• Avanceret elektronisk signatur: Skal blandt andet være entydigt knyttet til underskriveren og gøre efterfølgende ændringer påviselige. Den er relevant, når identitet og dokumentintegritet skal dokumenteres tydeligt.
• Kvalificeret elektronisk signatur: En avanceret signatur baseret på et kvalificeret certifikat og oprettet med en kvalificeret signaturenhed. Den har efter eIDAS samme retsvirkning som en håndskrevet underskrift i EU.

Det højeste niveau er ikke automatisk nødvendigt i alle situationer. Valget bør afhænge af dokumentets betydning, lovkrav, vedtægter, kontraktkrav, risiko og behovet for efterfølgende bevis.

En elektronisk signatur må efter eIDAS ikke afvises som bevis alene, fordi den er elektronisk, eller fordi den ikke opfylder kravene til en kvalificeret elektronisk signatur. Det betyder dog ikke, at enhver elektronisk markering automatisk har samme bevisværdi i enhver situation.

En kvalificeret elektronisk signatur har samme retsvirkning som en håndskrevet underskrift. For andre former afhænger vurderingen blandt andet af:

• Om lovgivningen stiller særlige formkrav til dokumentet.
• Om vedtægter, forretningsorden eller aftaler fastlægger en bestemt procedure.
• Hvor sikkert underskriverens identitet kan dokumenteres.
• Om signaturen er entydigt knyttet til den underskrevne version.
• Om efterfølgende ændringer kan opdages.
• Om tidspunkt, hændelser og eventuelle indsigelser er registreret.

Ved dokumenter med væsentlige juridiske eller økonomiske konsekvenser bør organisationen få afklaret det konkrete krav med sin juridiske rådgiver.

Elektroniske underskrifter kan anvendes i mange arbejdsgange, eksempelvis:

• Bestyrelsesreferater og beslutningsprotokoller.
• Skriftlige bestyrelsesbeslutninger.
• Godkendelser og erklæringer.
• Kontrakter og tillægsaftaler.
• Fortrolighedserklæringer.
• Politikker og interne retningslinjer.
• Dokumenter i forbindelse med investeringer eller virksomhedshandler.
• Dokumenter, der skal godkendes af flere personer i en bestemt rækkefølge.

Før signering bør det altid afklares, hvem der har kompetence til at underskrive, og om dokumentet kræver en bestemt underskriftsform.

I bestyrelsesarbejdet kan e-signatur gøre godkendelsesprocessen mere sammenhængende. Når et dokument er færdigbehandlet, kan det sendes elektronisk til de relevante medlemmer, som kan gennemgå og underskrive det, uanset hvor de befinder sig.

En typisk proces for et bestyrelsesreferat kan være:

1. Referatet udarbejdes på baggrund af mødet og den vedtagne dagsorden.
2. Formanden, referenten eller sekretariatet gennemgår udkastet.
3. Eventuelle rettelser indarbejdes, før dokumentet låses som endelig version.
4. Referatet sendes til elektronisk underskrift hos de personer, der skal underskrive.
5. Status følges, så manglende underskrifter kan håndteres.
6. Det færdigunderskrevne mødereferat og signaturdokumentationen arkiveres samlet.

Processen bør afspejle de regler, der gælder for den konkrete virksomhed eller organisation. I danske kapitalselskaber skal bestyrelsens forhandlinger dokumenteres i en protokol, og medlemmer, der er til stede, skal som udgangspunkt underskrive den. Kontroller altid den aktuelle lovtekst og organisationens egne regler.

Et bestyrelsesreferat kan i mange sammenhænge underskrives elektronisk, når den valgte løsning og proces opfylder de krav, der gælder for organisationen og dokumentet. Det bør kunne dokumenteres, hvem der har underskrevet, hvilken version der blev underskrevet, og hvornår underskriften blev afgivet.

Inden processen indføres, bør organisationen kontrollere:

• Krav i lovgivning, vedtægter og bestyrelsens forretningsorden.
• Hvem der skal underskrive referatet.
• Om alle skal underskrive samme dokumentversion.
• Hvordan uenighed eller dissens registreres.
• Hvordan det underskrevne dokument og revisionssporet opbevares.
• Hvem der kan se, downloade eller dele det færdige dokument.

Læs også den generelle vejledning om bestyrelsesmøder og dokumentation af bestyrelsens beslutninger.

MitID kan indgå i en signeringsproces som middel til at identificere eller autentificere en person. Men en login- eller identifikationshandling med MitID er ikke i sig selv nødvendigvis det samme som en kvalificeret elektronisk signatur.

Det samlede signaturniveau afhænger af den konkrete løsning, herunder hvordan identifikationen forbindes med dokumentet, hvilken certifikattype der anvendes, hvordan underskriften oprettes, og hvilken dokumentation der gemmes.

Hvis et dokument kræver et bestemt signaturniveau, bør leverandøren kunne forklare og dokumentere, hvilket niveau løsningen understøtter.

Identiteten kan kontrolleres på forskellige måder afhængigt af løsning og risikoniveau. Det kan eksempelvis ske gennem:

• Login til en personlig og beskyttet brugerkonto.
• Multifaktorautentifikation.
• Elektronisk identifikation som MitID.
• Certifikatbaseret identifikation.
• Kontrol af e-mailadresse eller mobilnummer.
• En kombination af flere kontroltrin.

En invitation sendt til en e-mailadresse dokumenterer ikke nødvendigvis alene, hvem der faktisk anvendte linket. Ved større juridisk eller økonomisk risiko bør identitetskontrollen derfor være stærkere end ved en almindelig intern godkendelse.

Et revisions- eller underskriftsspor bør gøre processen efterprøvbar. Afhængigt af løsning og formål kan det indeholde:

• Underskriverens navn og relevante identitetsoplysninger.
• Dokumentets titel og en entydig dokumentreference.
• Den version eller kontrolværdi, som signaturen er knyttet til.
• Tidspunkt for invitation, åbning og underskrift.
• Den anvendte identifikations- og signeringsmetode.
• Status for hver underskriver.
• Registrering af afvisninger, udløb eller annulleringer.
• Dokumentation for, om dokumentet er ændret efter underskrift.

Organisationen bør kunne hente og opbevare dokumentationen sammen med det underskrevne dokument. Det gør det lettere at dokumentere forløbet over for eksempelvis revisor, rådgivere, myndigheder eller en domstol.

Sikkerheden afhænger af hele processen – ikke kun af det synlige signaturfelt i dokumentet. En indsat signaturgrafik kan se officiel ud uden at dokumentere identitet eller beskytte dokumentet mod ændringer.

En sikker løsning bør vurderes ud fra blandt andet:

• Styrken af identitetskontrollen.
• Kryptering under overførsel og opbevaring.
• Beskyttelse af brugerkonti og signeringslinks.
• Sammenknytning mellem underskrift og dokumentversion.
• Mulighed for at opdage efterfølgende ændringer.
• Rollebaserede adgangsrettigheder.
• Logning og revisionsspor.
• Backup, gendannelse og driftsstabilitet.
• Procedurer ved kompromitterede konti eller fejludsendelser.
• Regler for opbevaring og sletning af personoplysninger.

Fortrolige bestyrelsesdokumenter bør ikke sendes ubeskyttet mellem private e-mailkonti. Sikker dokumentdeling og en kontrolleret signeringsproces bør ses som dele af den samme informationssikkerhed.

Efter underskrift bør den færdige version beskyttes mod utilsigtede ændringer og arkiveres sammen med dokumentationen for signeringsforløbet. Det skal være tydeligt, hvilken version der er gældende.

Organisationen bør fastlægge:

• Hvor dokumentet opbevares.
• Hvem der har adgang.
• Hvor længe dokument og signaturspor gemmes.
• Hvordan dokumentet kan findes igen.
• Hvordan adgang fjernes ved rolle- eller jobskifte.
• Hvordan en nødvendig rettelse håndteres uden at skjule historikken.

Hvis et underskrevet dokument skal ændres, er den sikreste fremgangsmåde normalt at oprette en ny version og gennemføre en ny godkendelses- eller signeringsproces frem for at overskrive den allerede underskrevne version.

E-signatur kan effektivisere processen, men den kan ikke i sig selv gøre et dokument korrekt eller en beslutning gyldig. Indhold, kompetence, procedure og eventuelle formkrav skal stadig være på plads.

Valget bør tage udgangspunkt i organisationens dokumenter og risici frem for i én generel funktionsliste. Undersøg blandt andet:

1. Hvilke typer dokumenter skal underskrives?
2. Hvilke juridiske eller interne krav gælder?
3. Hvordan identificeres underskriverne?
4. Hvilket eIDAS-niveau understøttes og dokumenteres?
5. Hvordan knyttes signaturen til den konkrete dokumentversion?
6. Kan efterfølgende ændringer opdages?
7. Hvilke oplysninger indeholder revisionssporet?
8. Hvor opbevares dokumenter og personoplysninger?
9. Hvordan styres adgang, roller og fratrådte brugere?
10. Kan dokumentationen eksporteres og bevares uafhængigt af leverandøren?
11. Hvordan håndteres fejl, afvisninger og manglende underskrifter?
12. Kan signeringen indgå naturligt i den eksisterende arbejdsproces?

For bestyrelser er det relevant at vurdere, om signeringen hænger sammen med bestyrelsesportalens øvrige processer for dagsorden, materiale, referat, beslutninger og arkiv.

Hyppige fejl omfatter:

• At sende et dokument til underskrift, før indholdet er endeligt.
• At forveksle en indsat signaturgrafik med dokumenteret elektronisk signering.
• At antage, at ethvert MitID-login automatisk er en kvalificeret signatur.
• At vælge en løsning uden at kontrollere lovkrav, vedtægter eller forretningsorden.
• At mangle dokumentation for, hvem der underskrev, og hvornår det skete.
• At ændre den underskrevne fil uden at starte en ny signeringsproces.
• At opbevare signaturbeviset adskilt fra dokumentet eller slet ikke gemme det.
• At give for bred adgang til fortrolige dokumenter.
• At overse, hvem der har tegningsret eller kompetence til at godkende.
• At behandle signering som en isoleret handling uden sammenhæng med beslutning og arkivering.

En fast procedure og et tydeligt ejerskab reducerer risikoen for både forsinkelser og utilstrækkelig dokumentation.

Regler og krav kan ændre sig, og den konkrete vurdering afhænger af dokumentet og organisationen. Centrale officielle kilder omfatter:

• EUR-Lex – eIDAS-forordningen, som indeholder EU-reglerne om elektronisk identifikation og tillidstjenester.
• EU-Kommissionen – elektroniske signaturer, som forklarer elektroniske signaturer og eIDAS-rammen.
• Retsinformation – selskabsloven, som blandt andet fastlægger regler om kapitalselskabers ledelse og bestyrelsesprotokol. Kontrollér altid, om en nyere konsolideret lovbekendtgørelse er gældende.
• MitID, som indeholder officiel information om MitID som elektronisk identifikationsmiddel.

Oplysningerne på denne side er generelle og kan ikke erstatte den gældende lovtekst eller konkret juridisk rådgivning.

Lovgrundlaget er senest kontrolleret den 1. september 2026. Senere ændringer og ikrafttrædelsesbestemmelser bør altid kontrolleres i de aktuelle officielle kilder.

BetterBoards bestyrelsesportal samler centrale dele af bestyrelsens arbejde i ét struktureret digitalt miljø. I forbindelse med referater kan løsningen understøtte, at det færdige dokument sendes til elektronisk underskrift som en del af den samlede mødeproces.

Det kan skabe en mere sammenhængende arbejdsgang fra bestyrelsesmøde og dagsorden til mødereferat, underskrift og efterfølgende arkivering.

En digital løsning erstatter ikke bestyrelsens ansvar for dokumentets indhold, beslutningens gyldighed eller valget af den korrekte underskriftsproces. Den kan derimod reducere manuelle arbejdsgange og gøre det lettere at holde dokument, status og historik samlet.

Læs mere om BetterBoards digitale referatfunktion eller se BetterBoards bestyrelsesportal.