Da Karsten Glahn tiltrådte som formand for Hornbæk Golfklub for fem år siden, stod han samtidig midt i en professionalisering af klubbens ledelse.
Hornbæk Golfklub er en af de større golfklubber i Nordsjælland med omkring 1.250 medlemmer. Bestyrelsen består af frivillige med forskellige baggrunde og kompetencer. Fælles for dem er, at de har ansvaret for en forening med stigende kompleksitet og en omsætning, der er vokset markant de seneste år.
Kundecase
Karsten Glahn | Formand, Hornbæk Golfklub
“Vi kan simpelthen ikke forestille os at gå tilbage”
“Det vigtigste for mig som formand er, at alle bestyrelsesmedlemmer er informeret om de væsentlige ting. Vi skal træffe beslutninger på et fælles og oplyst grundlag,” fortæller Karsten.
I dag foregår det arbejde i BetterBoard bestyrelsesportal.
Fra foreningskultur til professionel struktur
Samtidig med Karstens tiltrædelse blev der ansat en ny manager med baggrund fra det private erhvervsliv og erfaring som økonomidirektør og bestyrelsesmedlem.
“Han kom med et ønske om at professionalisere den måde, vi drev ledelse og bestyrelsesmøder på. Vi skulle væk fra den gamle foreningskultur.”
Tidligere blev dokumenter sendt rundt på mail. Referater lå lokalt. Materiale var spredt. Og da der på et tidspunkt skete et nedbrud, mistede klubben adgang til både bestyrelsesreferater og generalforsamlingsreferater flere år tilbage.
“Der er simpelthen noget, vi ikke har mere. Det var en øjenåbner.”
Valget faldt derfor på en bestyrelsesportal, som kunne samle dokumenter, sikre historikken og skabe en mere struktureret arbejdsform. I dag anvender Hornbæk Golfklub BetterBoard bestyrelsesportal som fundament for hele bestyrelsesarbejdet.
Halveret mødetid og bedre beslutningsgrundlag
En af de mest mærkbare ændringer har været effektiviteten.
“Før havde vi møder, der tog fire timer. I dag tager de to.”
Forskellen ligger i forberedelsen og strukturen. Dagsordener er professionelle og ledsaget af indstillinger og bilag. Alle har adgang til det samme opdaterede materiale. Og økonomiske oversigter ligger samlet, så bestyrelsen kan gå tilbage og se udviklingen år for år.
“Vi kan hele tiden gå tilbage og se, hvordan det så ud for et år siden, to år siden eller tre år siden. Det giver et helt andet overblik.”
For en golfklub i vækst er det afgørende. Hornbæk Golfklub har øget sin omsætning fra 8 til 18 millioner kroner ved at hjemtage flere forretningsområder, herunder shop, restaurant og indendørs center.
“Vi er gået fra ét til fire forretningsområder. Jeg kan slet ikke forestille mig at skulle bevare overblikket uden BetterBoard bestyrelsesportal kombineret med et professionelt økonomisystem.”
“Jeg har svært ved at forestille mig, hvordan vi skulle kunne leve uden BetterBoard i dag. Vi kan simpelthen ikke gå tilbage,” siger Karsten Glahn
Hurtigere referater og digital underskrift
I praksis er det især nogle konkrete funktioner i bestyrelsesportalen, der gør den største forskel.
Manageren skriver referat direkte under mødet. Efterfølgende sendes det til gennemgang hos formand og næstformand, før det deles med resten af bestyrelsen. Underskrifter klares digitalt direkte fra bestyrelsesportalen.
“Processen omkring referatskrivning er blevet meget hurtigere. Før skulle referatet skrives færdigt efter mødet og godkendes på næste møde. Nu går det markant hurtigere.”
Det betyder mindre spildtid og hurtigere eksekvering af beslutninger.
Samtidig skaber det ro.
“Det, at vi alle sammen har adgang til dokumenterne hele tiden, det betyder rigtig meget. Man skal ikke selv holde styr på gamle mails eller versioner.”
Brugervenlighed for hele bestyrelsen
Selvom manageren bruger bestyrelsesportalen mest, oplever Karsten, at også de øvrige bestyrelsesmedlemmer har stor værdi af systemet.
“Som helt almindelig formand og sammenlignet med de øvrige bestyrelsesmedlemmer er det især det at kunne gå tilbage og finde tidligere beslutninger og dokumenter, der er vigtigt.”
Selv for medlemmer med varierende IT-erfaring fungerer løsningen i praksis.
Det understreger en vigtig pointe: En bestyrelsesportal skal ikke kun være funktionel. Den skal være til at bruge i hverdagen.
En klar anbefaling til andre golfklubber
Karsten er ikke i tvivl om sin anbefaling.
“For golfklubber på vores størrelse og endda lidt mindre vil det være en klar anbefaling at skifte til en professionel bestyrelsesportal for at forbedre arbejdsgange, spare tid og sikre bedre informations flow i bestyrelsen.”
Og han lægger ikke skjul på, hvor vigtigt systemet er blevet:
“Jeg har svært ved at forestille mig, hvordan vi skulle kunne leve uden BetterBoard i dag. Vi kan simpelthen ikke gå tilbage.”
For Hornbæk Golfklub i Nordsjælland har BetterBoard bestyrelsesportal været et centralt redskab i rejsen fra traditionel foreningsdrift til en moderne, professionel organisation med styr på struktur, dokumentation og beslutningsgrundlag.
Karsten Glahn er bestyrelsesformand i Hornbæk Golfklub og har mange års erfaring med ledelse, kommunikation og organisationsudvikling. Som selvstændig konsulent arbejder han med kurser, workshops og rådgivning inden for ledelse og politik. Med en stærk baggrund i både foreningslivet og erhvervslivet har Karsten fokus på at skabe struktur, gennemsigtighed og et solidt beslutningsgrundlag i bestyrelsesarbejdet. I Hornbæk Golfklub har han været med til at professionalisere ledelsen og sikre mere effektive arbejdsgange gennem digitale værktøjer som BetterBoard.
