Direktør Jan Grimstrup Larsen deler, hvordan Nyborg Strand – Hotel og Konferencecenter – har opnået en mere struktureret, effektiv og brugervenlig tilgang til bestyrelsesarbejde og samarbejde med eksterne parter gennem brugen af BetterBoards bestyrelsesportal.
Kundecase
Jan Grimstrup Larsen | Direktør, Nyborg Strand
Effektivisering af bestyrelsesarbejdet med BetterBoard
En struktureret tilgang til bestyrelses- og arbejdsgrupper
Hos Nyborg Strand har Jan Grimstrup Larsen og hans team taget en struktureret tilgang til bestyrelsesarbejdet, ved at implementere BetterBoards bestyrelsesportal.
Et af de områder, hvor BetterBoard har vist sig særligt nyttigt, er i forbindelse med arbejdsrum til forskellige teams og eksterne samarbejdspartnere. “Vi har oprettet arbejdsrum, hvor vores eksterne revisorer og andre relevante parter, nemt kan tilgå nødvendige dokumenter. Det betyder, at vi undgår en masse mails frem og tilbage og altid har den nyeste version, af vores materiale samlet ét sted,” forklarer han.
“Med BetterBoard har vi samlet alt ét sted. Det giver os en sikker og effektiv løsning, til at organisere vores bestyrelsesarbejde samt andre interne arbejdsprocesser,” siger Jan Grimstrup Larsen.
Intuitiv bestyrelsesportal
Før implementeringen af BetterBoard benyttede Nyborg Strand en mere manuel tilgang til bestyrelsesarbejdet, hvor dokumenter blev delt via e-mails og mapper på interne drev. “Det var uoverskueligt og ineffektivt. Vi brugte meget tid på at sikre, at alle havde de nyeste versioner af dokumenterne,” fortæller Jan Grimstrup Larsen.
Valget faldt på BetterBoard, fordi det tilbød en struktureret og brugervenlig løsning, der kunne samle alle relevante informationer ét sted. “Vi valgte BetterBoard, fordi det var den mest intuitive løsning, som alle kunne tage i brug uden omfattende oplæring. Det gør en forskel, i forhold til en hurtig og effektiv onboarding,” forklarer Jan.
Onboarding sparer tid og skaber overblik
En af de store fordele ved BetterBoard er muligheden for at organisere dokumenter og beslutningsgrundlag på en måde, der gør det let at tilgå for nuværende og fremtidige bestyrelsesmedlemmer. “Det betyder virkelig meget, at vi allerede nu kan systematisere materialet for kommende bestyrelser. De kan nemt gå tilbage og finde dokumentation for beslutninger, der er truffet omkring f.eks. renovering af receptionen, loungeområder og nye værelsesfløje,” siger Jan Grimstrup Larsen.
Brugervenlighed i højsædet
En af de helt store styrker ved BetterBoard er brugervenligheden. “Det er utrolig intuitivt og nemt at bruge. Uanset om man er vant til digitale systemer eller ej, kan alle hurtigt komme i gang. Det gør en kæmpe forskel i hverdagen, hvor vi kan spare tid og slippe for tekniske frustrationer,” fortæller Jan Grimstrup Larsen.
Support og udvikling i topklasse
For Jan Grimstrup Larsen har supporten hos BetterBoard været en stor fordel. “Noget af det, der virkelig gør en forskel, er hvis vi har et spørgsmål eller en udfordring, så bliver der reageret med det samme. Alt bliver rykket på samme dag, og hvis vi kommer med forslag eller noget, vi undrer os over, så bliver det taget seriøst og sendt videre til udvikling,” siger han.
I en tid, hvor datasikkerhed og gennemsigtighed er afgørende, sætter Jan også stor pris på, at BetterBoard er en dansk virksomhed, hvor data hostes indenfor EU og har danske udviklere.
“Det giver en tryghed at vide, at vores data håndteres under europæiske standarder, og at vi kan få support fra folk, der forstår vores behov,” forklarer Jan Grimstrup Larsen.
Den værdi, BetterBoard skaber
BetterBoard har ikke blot optimeret arbejdsgangen hos Nyborg Strand – det har også skabt en større værdi for bestyrelsen. “Det har givet os en langt mere professionel og struktureret tilgang til bestyrelsesarbejdet. Vi sparer tid, får en bedre dokumenthåndtering og en langt mere effektiv mødeproces,” forklarer Jan Grimstrup Larsen.
Den digitale løsning har især været en fordel i forhold til at skabe overblik, sikre GDPR-overholdelse og effektivisere beslutningsprocesserne. “Det giver en ro i maven at vide, at alt ligger samlet og sikkert, og at vi kan tilgå det præcis, når vi har brug for det,” siger han.
Vil du anbefale BetterBoard til andre?
Når det kommer til at anbefale BetterBoard til andre virksomheder, er Jan Grimstrup Larsen ikke i tvivl: “Jeg vil til enhver tid anbefale BetterBoard til andre, der ønsker en professionel og struktureret løsning til bestyrelsesarbejdet. Det gør en reel forskel i hverdagen og skaber værdi for hele organisationen.”
En fremtidssikret platform
Ved at samle alt i BetterBoard opnår Nyborg Strand en langtidsholdbar løsning, der gør det lettere at bevare viden og dokumentation. “Det er så rart, at alt er samlet ét sted. Nye bestyrelsesmedlemmer kan hurtigt få indblik i beslutninger og se, hvad der ligger til grund for dem,” fortæller Jan Grimstrup Larsen.
Jan Grimstrup Larsen er en del af ledelsen hos Nyborg Strand, et af Danmarks største konferencehoteller. Med en stærk forankring i dansk erhvervsliv og en konstant udvikling af faciliteterne, er det essentielt for Jan og hans team, at have et effektivt bestyrelsesværktøj. Implementeringen af BetterBoard har været med til at sikre struktur, gennemsigtighed og en nemmere hverdag i deres bestyrelses- og organisationsarbejde.
