Skræddersy formularer til dine fondsansøgninger

Ved etablering af jeres fondsløsning indleder vi med en samtale hvor vi helt præcist afdækker, hvilke oplysninger jeres fondsbestyrelse har behov for for at kunne behandle fondsansøgninger.

De ønskede oplysninger omsættes til felter i en formular, og hver oplysningstype, hvad enten det er navn og adresse, uddannelsesniveau eller andet; dækker over et felt som kan eller skal udfyldes af ansøgeren. Det kan være obligatoriske felter med absolut nødvendige informationer, eksempelvis cpr-nummer, men også felter med oplysninger som er nyttige, men ikke afgørende for bevillingen.

Felter kan være til indtastning, og kan give mulighed for at tilknytte dokumenter, som Wordfiler, Excelfiler, PDF’er eller andre gængse filtyper. Det er også muligt at lave afkrydsningsfelter eller radioknapper til valg af uddannelsesniveau eller andre former for sortering.

Som eksempel: Hvis fundatsen beskriver, at ansøger skal have en bacheloruddannelse (eller et andet uddannelsesniveau), kan vi oprette vi et eller flere afkrydsningsfelter og / eller radioknapper til formålet. Med dette valg som udgangspunkt kan fondsbestyrelsen her foretage den første sortering.

Når vi har oprettet skemaet, eller skemaerne hvis der skal bruges flere, opretter vi samtidigt et link til formularen. Linket placeres på fondens hjemmeside, i mails, eller andre steder, hvor man ønsker at give ansøgere mulighed for at indsende en fondsansøgning. Hver formular har sit eget link, som leder ansøgeren til den korrekte formular.

Vi opretter formularen og videregiver linket, men selve placeringen af linket påhviler den enkelte fonds webadministrator. Såfremt der er tale om tidsbegrænsede perioder for fondsansøgninger, kan linket blot gøres inaktivt når der ikke er åbent for ansøgninger.

De indtastede oplysninger og tilknyttede filer, uploades automatisk til BetterBoards fondsløsning og lagres her, med henblik på videre behandling.

Her kan der foretages en screening af ansøgningerne, enten enkeltvist eller ved at lave et samlet udtræk af indkomne ansøgninger, filtreret på eksempelvis formål.

Der kan gives afslag eller tilsagn. Ved afslag udsendes en standardmail, og efter tre måneder slettes alle oplysninger automatisk af hensyn til GDPR.

Ansøgninger som skal behandles af fondsbestyrelsen, kan behandles direkte af de enkelte medlemmer, eller tilknyttes et specifikt bevillingsmøde. Også ved bevilling udsendes en mail til ansøger, og i dette tilfælde slettes alle oplysninger automatisk efter fem år.