FAQ – Fondsløsning

Ofte stillede spørgsmål

Hvis du er en del af en fond, enten som del af fondsbestyrelsen eller administrationen, har du sikkert fokus på at gøre processen omkring fondsansøgninger så smidig som muligt.

Det giver typisk anledning til spørgsmål omkring hvordan BetterBoards fondsløsning fungerer. Så her finder du svar på nogle af de mest almindelige spørgsmål om vores digitale løsning. Du kan læse mere om oprettelse, funktioner, sikkerhed, pris, drift, support og hvordan fondsløsningen kan understøtte arbejdet i jeres fond. Vores løsning hjælper jer gennem hele processen, fra ansøgningen kommer ind og bliver vurderet, og frem til en godkendelse eller et afslag.

Forhåbentligt giver denne FAQ dig svar på nogle, eller måske alle dine spørgsmål. Hvis du vil have flere og mere uddybende svar, så benyt kontaktformularen nederst på siden, så vender vi tilbage til dig hurtigst muligt.

Opstart

  • Hvad er en fondsløsning fra BetterBoard?

    BetterBoards fondsløsning er en digital løsning, der samler fondsansøgninger, administrationen af ansøgningerne og bestyrelsesarbejdet i din fond i ét system. Løsningen gør det nemt at håndtere fondsadministrationen: ansøgninger, vurderinger og uddelinger – sikkert, effektivt og overskueligt.

  • Kræver løsningen installation?

    Nej, fondsløsningen er 100 % cloudbaseret. Den kræver ingen installation og fungerer på både computer, tablet og mobil. Hvis blot du har en internetforbindelse har du altid adgang til løsningen.

  • Er det en langvarig proces at oprette en fondsløsning?

    Processen er både hurtig og overskuelig. Vi skal bruge nogle oplysninger; dels om ejerforhold, administratorer, og de informationer I ønsker at modtagerne skal levere i forbindelse med en ansøgning. Når vi har dem, er jeres løsning typisk køreklar inden for en enkelt arbejdsuge.

  • Hvad koster en digital fondsløsning fra BetterBoard?

    Prisen afhænger primært af antallet af fondsansøgninger og niveauet for uddelinger. Vi tager udgangspunkt i den enkelte fonds aktivitetsniveau - på den måde kan både mindre og større fonde få glæde af en professionel, digital fondsløsning.

  • Hvilken type fond passer fondsløsningen til?

    Løsningen er velegnet til både almennyttige og erhvervsdrivende fonde, uanset størrelse fra familiefonde til fondstyrede projekter og uddelinger.

  • Hvordan får vi adgang til at bruge løsningen?

    BetterBoard opsætter den digitale fondsløsning for jer herunder formularer, e-mails m.m. For at give jer adgang har vi blot brug for én eller flere administratorer, som vi kan koble løsningen op på. Administratorerne kan så efterfølgende oprette flere interne brugere, og tildele disse et adgangsniveau. Ansøgere skal ikke oprettes, det sker automatisk i forbindelse med indsendelse af ansøgninger.

  • Hvordan kommer vi i gang med fondsløsningen?

    Kontakt os for en uforpligtende snak om behovet i jeres fond. Du kan blive ringet op på et tidspunkt som passer dig, få en vurdering af prisen, eller booke et møde hvor vi laver en praktisk demonstration.

Funktioner

  • Hvilke funktioner indeholder BetterBoards fondsløsning?

    Den omfatter blandt andet skræddersyede ansøgningsformularer, styring af ansøgningsperioder via links, sortering og intern kommunikation på ansøgninger, e-signatur bl.a. med MitID, legatarfortegnelse, bestyrelsesportal, og meget mere. Det vil sige at hele processen omkring fondsansøgninger og hvordan de skal behandles i din fond, er indbygget i vores løsning.

  • Kan man styre ansøgningsflowet og flere uddelinger i samme portal?

    Ja. Der kan oprettes en ansøgningsformular pr. formål, eller projekt, man ønsker at støtte. Hver formular udløser et link som placeres på fondens webside. Linkene kan aktiveres og deaktiveres i takt med at der åbnes eller lukkes for ansøgningsrunder, og de indkomne ansøgninger kan grupperes efter formål eller projekt.

  • Hvad gør jeg ved de modtagne fondsansøgninger i forhold til GDPR?

    Løsningen indeholder en GDPR-funktion, der automatisk sletter data, når disse ikke længere skal opbevares. Det vil sige at ansøgninger, som har resulteret i afslag slettes hurtigt, hvorimod ansøgninger, som er godkendt opbevares i længere tid.

  • Kan bestyrelsen bruge den samme løsning til møder og referater?

    Ja, BetterBoards fondsløsning inkluderer en fuld bestyrelsesportal, hvor bestyrelsen kan håndtere mødeindkaldelser, dagsordener, referater og e-signatur. Ansøgninger kan tilknyttes dagsordenen på de specifikke møder, hvor ansøgninger behandles af fondsbestyrelsen.

  • Hvordan foregår ansøgning og kommunikation med ansøgere i fondsløsningen?

    Ansøgere søger via en skræddersyet formular, som oprettes så den opsamler ansøgninger til et specifikt formål, projekt eller legat. I praksis genererer BetterBoard et link til en ansøgningsformular, som kan placeres på jeres fonds hjemmeside. På den måde kan ansøgere søge direkte hos jer. Når ansøgningerne indsendes, samles de automatisk i BetterBoards fondsløsning, hvor de kan sorteres og knyttes til et specifikt møde, så bestyrelsen kan vurdere, hvilke ansøgninger der skal imødekommes. Systemet håndterer samtidig kommunikationen med ansøgerne og sender automatisk mails undervejs i processen fx kvittering for modtaget ansøgning samt besked om afslag eller bevilling.

  • Kan alle brugere det samme?

    Hvis alle interne brugere er oprettet som administratorer, har de alle samme rettigheder og kan løse de samme opgaver. I praksis anbefaler vi dog, at der anvendes forskellige adgangsniveauer, afhængigt af den enkelte brugers behov for at kunne udføre specifikke opgaver. Eksempelvis kan kun administratorer tilknytte en fondsansøgning til et bestyrelsesmøde, og kun administratorer kan f.eks. godkende, afvise, og sætte endeligt beløb på en fondsansøgning. Det kan generelt være en god idé af have mindst to administratorer i en fond, så der altid er én der kan tage over, hvis en anden er forhindret. Det er administrator, som tildeler adgangsniveauer, og disse kan ændres efter behov – ligeledes af administrator.

Sikkerhed

  • Hvordan opbevares og sikres data i fondsløsningen?

    Al data opbevares i en sikker og krypteret digital løsning med to-faktor-login og 256-bit kryptering. Det vil sige at administrator, eller administratorerne - der kan nemt være mere end én, har fuld kontrol over hvem der har adgang til løsningen.

  • Får vi support og onboarding på fondsløsningen?

    Selvfølgelig. Har I konkrete spørgsmål i det daglige, tilbyder vi dansk support via chat, mail eller telefon. Tidligt i forløbet tilbyder vi både bestyrelse og administrative medarbejdere, i jeres fond, en onboarding, typisk via Teams. Vi sørger for at alle tilknyttede bliver klædt rigtigt på, så arbejdet i løsningen kan starte hurtigst muligt.

  • Når jeg køber en løsning hos BetterBoard, hvem sørger så for at den fungerer?

    Vores udviklingsteam i Kolding, står for den mere tekniske del af løsningen. De håndterer udvikling af nye faciliteter, men også fejlretning og nødvendige sikkerhedsopdateringer, som rulles ud på daglig basis.

Kontakt os

Har du brug for hjælp?

Vores supportteam sidder klar til at hjælpe dig med din fondsløsning. Du kan kontakte os på mail, telefon eller chat i åbningstiderne:
Man–tors: 08:00–16:00 · Fre: 08:00–15:30

  • support@betterboard.dk
  • +45 53 54 53 21
  • Chat med os