Q&A Manager
Fordel spørgsmål fra både interne og eksterne brugere til en relevant person
En Q&A Manager har ansvaret for at fordele spørgsmål og svar mellem interne og eksterne i en typisk M&A-proces (Mergers & Acquisitions).
Q&A-manageren har det overordnede overblik over indkomne spørgsmål og sørger for, at spørgsmål besvares af personer med kompetencer og den nødvendige faglige viden.
Manageren sætter også deadlines og sikrer, at spørgsmål bliver besvaret så hurtigt som muligt. Derudover fører Q&A-manageren tilsyn med, at alle spørgsmål bliver besvaret, og er garanten for, at Q&A-processen forløber gnidningsfrit.
En Q&A Manager har ansvaret for at fordele spørgsmål og svar.
Hvad er en Q&A Manager?
Q&A-manageren er en eller flere personer på datarummets ejerside, som sørger for, at spørgsmål stillet fra den anden side besvares korrekt og rettidigt. Om datarummet ejes af køber eller sælger i den konkrete situation, er ikke afgørende – det er altid ejeren af datarummet, som styrer processen omkring spørgsmål og svar.
I en salgssituation anmoder køber typisk om at få stillet en række dokumenter og filer til rådighed. På baggrund af disse opstår der som regel en række spørgsmål i løbet af en due diligence-proces.
Der kan også være behov for at stille spørgsmål fra sælgers side; denne del kan også styres af en Q&A Manager.
Spørgsmålene kan vedrøre et specifikt dokument, men også være generelle; eksempelvis til indholdet i en mappe, manglende filer eller dokumenter eller til selve processen. Hvorledes spørgsmålene skal fordeles internt, er efterfølgende op til Q&A-manageren at håndtere.
Q&A-manageren har det samlede overblik over alle indkomne spørgsmål og sørger for, at der gives relevante svar inden for en fastsat deadline. Samtidig sikres det, at alle spørgsmål besvares, og at intet bliver overset.
Hvordan virker Q&A-managerfunktionen i BetterBoards datarum?
Når vi opretter et BetterBoard datarum, opretter vi samtidig mindst én administrator. Der kan oprettes så mange som ønskes på ejersiden af datarummet.
Det er en forudsætning for at blive Q&A Manager, at man er oprettet som administrator, eller at ens adgangsniveau ændres til administrator – hvilket tager ca. 15 sekunder. For selv om det er muligt på mappeniveau automatisk at tildele spørgsmål til en bruger, som ikke er administrator, vil den pågældende ikke få mulighed for at fordele spørgsmål til andre. At aktivere Q&A Manager-funktionen tager også kun få sekunder.
I praksis har Q&A-manageren eller administratorerne, hvis der er flere, adgang til et kontrolpanel, hvor alle spørgsmål samles.
Her er det Q&A-managerens opgave at fordele dem blandt dem, som er udvalgt til eller kan svare inden for et specifikt fagområde. Hvis revisoren, advokaten eller virksomhedsmægleren er oprettet på ejersiden, er det muligt også at lade personer uden for organisationen besvare spørgsmål.
Det er ikke nødvendigt at udnævne en Q&A Manager. I en mindre sag er der måske kun en enkelt bruger på datarumsejers side; her kan man undlade at benytte sig af faciliteten, da spørgsmål bliver synlige og notificeres til administrator, uanset om Q&A-funktionen er aktiv.
I større sager med mange involverede på begge sider er det en klar fordel, at spørgsmål kan fordeles. På den måde sikres det, at der er mindst én person med det fulde overblik, som samtidig er garanten for, at alle spørgsmål besvares. Samtidig sikres det, at der ikke leveres to svar fra to forskellige personer på samme spørgsmål.
Hvorfor vælge BetterBoard som leverandør:
Når du vælger BetterBoard som leverandør, får du en samarbejdspartner, som er hurtig og pålidelig, og som sætter en ære i at give dig en grundig introduktion til vores produkter.
I forbindelse med datarum betyder det en 15-30 minutters gennemgang af faciliteterne i vores datarum. Typisk via Teams, hvor du har mulighed for at stille alle de spørgsmål, som måtte opstå undervejs.
Under hele dit projekt har du som en del af dit abonnement selvfølgelig adgang til vores support, som gerne hjælper dig videre, hvis du skulle støde på en udfordring.
Fordele ved BetterBoards Q&A Manager:
- Q&A-manageren har det fulde overblik over alle spørgsmål og svar i hele processen
- Det er tidsbesparende for alle parter, da spørgsmål- og svarprocessen glider hurtigere, og der løbende følges op på deadlines
- Administratoren fordeler spørgsmålene til de personer, der har den nødvendige faglige viden. Fordelingen kan ske ud fra en på forhånd fastlagt proces eller vurderes fra spørgsmål til spørgsmål
- Alle spørgsmål bliver håndteret – ingen får lov til at ligge ubesvaret
- Der kan opsættes faste eller individuelle deadlines for svar
- Der kan være én eller flere Q&A-managere i samme proces
Hvis du vil vide mere om Q&A Manager-rollen i BetterBoards datarum, så kontakt os herunder.
