Clean Room – Clean Team – Deal Team
Et sikkert rum i rummet med skærpet adgangskontrol
Clean Room, Clean Team og Deal Team optræder i flere forskellige sammenhænge, hvorfor det er på sin plads at give en kort forklaring af betydningen. I forbindelse med datarum, eller VDR, Virtual Data Room, giver det mulighed for at etablere ”lukkede rum i rummet” med yderligere fokus på adgangskontrol.
Funktionen er specielt relevant i forbindelse med Due Diligence. Her giver den mulighed for afgrænsning af specifikt indhold til en del af en mappestruktur. I princippet kan indholdet i et helt datarum dog også benævnes Clean Room.
Så et Clean Room er rammen om indholdet. Clean Team og Deal Team er de personer man giver adgang til rummet. Der behøver ikke være to grupper involveret i en transaktion, det afhænger af hvordan køber har organiseret sig.
Etablér ”lukkede rum i rummet” med yderligere fokus på adgangskontrol.
Hvad er et Clean Room?
Et lukket, krypteret miljø med adgangskontrol, hvor rummets ejer/administrator styrer, hvem der har adgang, og hvad de har adgang til på dokumentniveau.
Det overordnede formål er at afgrænse adgangen til følsomme og forretningskritiske informationer til en specifik person, eller en specifik gruppe personer.
Et Clean Room kan oprettes som en selvstændig mappestruktur, men kan også være en del af en mere omfangsrig struktur, hvor man afgrænser adgangen til enkelte mapper.
Hvad er et Clean Team?
I en due diligence proces kan købers team ofte opdeles i flere grupper.
Et Clean Team er typisk en gruppe af uvildige rådgivere som har adgang til følsomme, og måske forretningskritiske oplysninger. Disse oplysninger deles ikke nødvendigvis med det andet team, som er direkte involveret i selve købet og/eller den fremtidige drift
Hvis handelen ikke gennemføres, har kun de uvildige rådgivere haft adgang til informationer omkring eksempelvis kontrakter, handelsaftaler og andre informationer, som kan betragtes som direkte forretningskritiske.
Hvad er et Deal Team?
Hvis køber i en due diligence proces har etableret et Clean Team, vil der sandsynligvis også være etableret et Deal Team. Hvor Clean Team får adgang til alle dokumenter, vil et Deal Team ofte arbejde på baggrund af en rapport udarbejdet af Clean Team.
Rapporten danner så grundlag for, at det andet team, ofte benævnt Deal Team, kan fortsætte processen, forhandle vilkår og aftaler på plads, og slutteligt gennemføre hele købet.
Hvordan fungere det i BetterBoards datarum?
Et datarum er et lukket rum, hvor en eller flere administratorer definerer andre brugeres adgang til dokumenter og filer. Et Clean Room er et ”rum i rummet” som oprettes med henblik på yderligere styring af adgange og visning af dokumenter og filer.
Oprettelse af Clean Room, Clean Team og Deal Team, styres af administrator, og den enkelte bruger tildeles rettigheder med ganske få museklik. De valgte indstillinger kan hurtigt ændres igen af administratorer hvis det bliver nødvendigt. I praksis kaldes det granulær adgangskontrol, fordi du præcist bestemmer hvem der har adgang til at se, downloade og printe hvilke dokumenter eller filer.
I forbindelse med eksempelvis en due diligence proces, er oprettelse af ”Clean Teams” og ”Deal Teams” ofte en nødvendighed. Det kan blandt andet være af konkurrencemæssige eller lovgivningsmæssige årsager.
Fordelen ved denne opdeling er, at man ikke risikerer at komme på kant med eksempelvis konkurrencelovgivningen. Hvis handlen ikke gennemføres, er der ikke udleveret oplysninger, som senere kan bruges i en eventuel konkurrencesituation.
I praksis ser vi dog ofte, at der kun optræder ét fælles team, som så håndterer begge opgaver.
Uanset om vi taler om ét eller flere teams, vil det være formålstjenligt, at køber underskriver en NDA – Non-Disclosure Agreement. Det sikrer at sælgers fortrolige oplysninger ikke deles med andre, end de som er nødvendige for at rådgive og vurdere den konkrete handel. En NDA kan i øvrigt sagtens være gensidig, så både køber og sælger beskyttes i situationen.
Hvorfor vælge BetterBoards datarum?
Når du vælger vores datarum, får du adgang til et lukket, sikret og krypteret miljø, hvor du kan oprette din egen filstruktur.
Alle handlinger i rummet registreres, og kan downloades og indgå i en samlet data- og aktivitetspakke som kan udleveres til alle involverede parter ved closing.
Du samler alle relevante informationer ét sted, og afkorter ventetid, da datarummet opdateres i realtid. Et uploadet dokument/fil kan forsynes med notifikation, så den anden part bliver orienteret i samme øjeblik dokumentet/filen er uploadet i datarummet.
Som cloud-løsning er datarummet tilgængeligt så snart vi har oprettet det, hvilket typiske sker inden for få timer på hverdage. Uanset hvor de enkelte parter måtte være placeret fysisk, kræver adgang kun forbindelse til internettet, så også globale transaktioner kan gennemføres hurtigt og effektivt i vores datarum.
Fordele ved at benytte BetterBoards datarum
- Datarummets ejer har 100% kontrol over, hvem der har adgang til rummet
- Interne og eksterne brugere adskilles ved oprettelse
- Både for interne og eksterne adgangsbegrænses på mappe/dokumentniveau
- Der kan oprettes flere købergrupper / teams
- Købergrupper / teams kan ikke se hinandens tilstedeværelse
- Købergrupper / teams kan ikke se hinandens spørgsmål og svar
- Et eksternt team kan opdeles i både i et Clean Team og et Deal Team, så adgangen til dokumenter afgrænses på brugerniveau
- Der arbejdes med flere adgangsniveauer, så en bruger ikke fra start behøver at have adgang til eksempelvis download
- En brugers/et teams adgangsniveau kan ændres med to klik, så ingen er fastlåst i en rolle som ikke lever op til det aktuelle behov
Clean Room er en, i mange due-diligence processer, simpel nødvendighed og derfor er BetterBoards datarum altid udrustet med disse og mange andre faciliteter.
Hvis du vil vide mere om hvordan et Clean Room og et Clean Team / Deal Team fungerer i praksis, så kontakt os via formularen nederst, eller bestil en demonstration
