BetterBoards Arkivrum til opbevaring

Dit Arkivrum fra BetterBoard

Digitalt arkiv til dokumentopbevaring efter due diligence

Når en virksomhedshandel, fusion eller kapitalrejsning er endeligt afsluttet (closing), ændrer behovet for jeres datarum sig. For både køber, sælger og de tilknyttede rådgivere er det afgørende at sikre en pålidelig efterfølgende dokumentopbevaring af det præcise datagrundlag, som handlen blev indgået på.

Med et Arkivrum fra BetterBoard transformerer I jeres aktive datarum til et lukket digitalt arkiv. Her fastlåses hele platformen i en sikker tilstand, så alle filer, logfiler og aftaler overføres til et permanent dokumentarkiv, hvor materialet opbevares intakt under hele den efterfølgende garantiperiode.

Book en online demo
Bestil Arkivrum i dag

Økonomisk fordel ved efterfølgende dokumentopbevaring

At lade et fuldt funktionelt og aktivt datarum stå åbent efter handlens afslutning er en unødvendig udgift. Vores digitale arkiv er udviklet til at give jer den maksimale sikkerhed til en brøkdel af prisen.

Arkivrum fra BetterBoard giver økonomisk fordel ved efterfølgende dokumentopbevaring
  • Omkostningseffektivt:
    For kun Kr. 6.000 pr. år sikrer I jeres proceshistorik og følsomme dokumenter i et professionelt, cloudbaseret miljø.
  • Altid klar til genaktivering:
    Skulle der opstå en juridisk tvist, eller skal virksomheden pludselig klargøres til en ny transaktionsrunde, kan jeres Arkivrum på et hvilket som helst tidspunkt sættes i drift som et aktivt datarum igen.
  • Uforandret sikkerhed:
    Selvom jeres dokumentarkiv er i en passiv tilstand, beskyttes data fortsat af vores godkendte infrastruktur, avancerede kryptering og krav om 2-faktor login.

Sikker arkivering efter due diligence

M&A-aftaler indeholder næsten altid en række garantier og indeståelser, der løber i måneder eller år efter selve overdragelsen. Hvis der opstår en tvist eller et garantikrav i denne periode, er det afgørende at kunne dokumentere, om et specifikt dokument var lagt frem i due diligence-processen eller ej.

Vores løsning fungerer som et fuldstændig låst compliance arkiv, der sikrer jer fuld dokumentation for hele forløbet:

Fastlåst historik

Når datarummet overgår til arkivtilstand, kan dokumenter, data og logfiler hverken slettes, redigeres eller manipuleres.

Fuld sporbarhed

Hele proceshistorikken, herunder samtlige brugerhændelser, dokumenttracking og det fulde Q&A-forløb, bevares intakt.

Compliance & Jura

Opfyld de juridiske og regulatoriske krav til opbevaring af transaktionsmateriale i garantiperioden med et officielt dokumentarkiv.

Tjekliste: Hvad fastfryses i jeres permanente dokumentarkiv?

Når jeres aktive datarum overgår til passiv status i forbindelse med closing, sikrer BetterBoard en komplet og sikker arkivering efter due diligence. Følgende komponenter låses og bevares i jeres permanent dokumentarkiv:

Komponent
Hvad bevares i arkivet?

Det komplette dokumentarkiv

✓
Den fulde, originale mappestruktur præcis som den så ud ved closing.
✓
Alle uploadede dokumenter, kontrakter, regnskaber og følsomme filer.

Det fulde Q&A-forløb

✓
Komplet historik over alle stillede spørgsmål og dertilhørende svar under due diligence.
✓
Dokumentation for, hvilke interne specialister der har besvaret og godkendt informationen.

Logfiler og brugerhændelser

✓
Umanipulerbar logning af alle brugerhændelser på platformen.
✓
Præcis dokumentation for, hvem der har tilgået, læst eller downloadet specifikke filer.

Digitale e-signaturer

✓
Alle elektronisk underskrevne dokumenter (f.eks. NDA’er eller hensigtserklæringer), der er underskrevet med MitID i forløbet.
Bestil dit datarum

Trio Suite: Transaktionsprocessens øvrige faser

Et Arkivrum er det sidste, vigtige stop på rejsen efter brugen af et datarum. Som en del af BetterBoards Trio Suite understøtter vi jeres dokumenthåndtering igennem hele transaktionens livscyklus, og I kan nemt bevæge jer mellem de forskellige faser:

Prærum

Prærum: Strukturering og tidlig forberedelse

Når forberedelsesfasen er slut, og dørene skal åbnes for potentielle købere eller investorer, opgraderes jeres Prærum til et fuldt funktionelt Datarum. Her låses der op for alle de avancerede procesværktøjer som et integreret Q&A-modul, Q&A Manager, granulær rettighedsstyring og isolerede købergrupper (Clean Teams/Deal Teams).

Pris: Kr. 6.000 pr. år.

Læs mere om prærum

Datarum

Datarum: Eksekvering af due diligence

Når I er klar til at dele dokumenter med eksterne købere eller investorer, aktiveres det fulde datarum med avancerede procesværktøjer som Q&A Manager, smart requestlist, e-signatur og isolerede købergrupper.

Pris: Kr. 1.600 pr. md. som en del af Trio Suite.

Læs mere om datarum

Ofte stillede spørgsmål om Arkivrum og efterfølgende dokumentopbevaring

Hvem har adgang til et digitalt arkiv efter closing?

Som udgangspunkt bevarer jeres udpegede administrator adgangen til jeres Arkivrum, så I hurtigt kan slå dokumenter eller hændelseslogge op, hvis der opstår spørgsmål i garantiperioden. Eksterne købere og investorer lukkes permanent ude ved closing, medmindre andet er aftalt.

Er der forskel på en lokal backup og et online compliance arkiv?

Ja. En lokal backup (for eksempel på en harddisk eller et internt drev) kan ved en fejl slettes, ændres eller modificeres af medarbejdere. Et online compliance arkiv hos BetterBoard er fastlåst og tidsstemplet i en uforanderlig tilstand, hvilket giver det fuld juridisk bevisbyrde-værdi over for eksterne parter ved eventuelle tvister.

Kan man tilføje nye filer til et permanent dokumentarkiv?

Nej. Formålet med sikker arkivering efter due diligence er at fastfryse situationen præcis, som den var på closing-tidspunktet. For at beskytte integriteten af jeres dokumentarkiv kan eksisterende filer, Q&A-historik og brugerlogs ikke redigeres, slettes eller tilføjes.

Hvad koster det at genaktivere vores dokumentarkiv til et aktivt datarum?

Hvis jeres virksomhed skal gøres klar til en ny transaktionsrunde, eller hvis der opstår et akut behov for at åbne op for eksterne rådgivere igen, kan Arkivrummet til enhver tid genaktiveres som et fuldt funktionelt datarum. I kontakter blot vores support i Kolding, og så ændrer vi jeres abonnement.

Hvis du vil vide mere om Q&A Manager-rollen i BetterBoards datarum, så kontakt os herunder

Image module

Bliv ringet op når det passer dig

Bliv ringet op af Betterboard og få mere information om hvad et virtuelt datarum (VDR) kan gøre for dig.

Ring mig op
Image module

Book et uforpligtende online møde

På under en halv time gennemgår vi datarummets primære funktionalitet, sikkerhed og de 5 adgangsniveauer.

Bestil online demo
Image module

Bestil dit datarum via vores formular

Bestil dit datarum direkte her. På en normal arbejdsdag giver vi dig adgang i løbet af få timer.

Bestil dit datarum