FAQ – Bestyrelsesportal

Ja, BetterBoards bestyrelsesportal tilbyder fem forskellige brugerniveauer, som gør det muligt at differentiere adgangsrettigheder og funktioner. Eksempelvis kan Observatør-niveauet give eksterne personer, såsom revisorer eller advokater, adgang til specifikke arbejdsrum og dets materiale uden at have adgang til resten af bestyrelsens dokumenter og møder på bestyrelsessoftwaren.

Ja, vores portal er designet til at imødekomme internationale brugere og er tilgængelig på dansk, engelsk, svensk og norsk.

Ja, vores portal kan tilgås via mobilen, så du altid har adgang til dine bestyrelsesmaterialer, selv når du er på farten.

Ja, vi tilbyder personligt dansk og engelsk support og står klar til at hjælpe dig med eventuelle spørgsmål eller udfordringer. Vores supportteam kan kontaktes via mail, chat eller telefon, og vi svarer med det samme inden for vores åbningstid.

Ja, du kan nemt skrive, gemme og arkivere bestyrelsesreferater direkte i mødeagendaen på BetterBoards bestyrelsesportal. Herefter kan du nemt sende det til e-signatur direkte inde fra portalen.

Ja, vores portal tilbyder fri mappestruktur, som kan struktureres efter dine behov for optimal organisering af dokumenter.

Ja, med BetterBoards bestyrelsesportal kan du administrere flere bestyrelser via ét enkelt log-in, hvilket giver dig et samlet overblik og kan hjælpe med at optimere dit bestyrelsesarbejde.

Ja, vores indbyggede fuldtekst-søgefunktion gør det let at finde dokumenter og oplysninger på tværs af møder og mapper, hvilket samtidig også sikrer overholdelse af gældende kontrolkrav. Vores fuldtekst-søgefunktion gør det muligt at søge på specifikke ord på tværs af dokumenter i møder og mapper, så du hurtigt kan finde det du søger efter.

Ja, vores portal inkluderer en fleksibel årshjulsfunktion, der visualiserer bestyrelsens årlige aktiviteter og deadlines. Funktionen kan tilpasses, så den matcher bestyrelsens regnskabsår.

Ja, i BetterBoards bestyrelsesportal kan du nemt oprette lukkede punkter i dine mødedagsordener. Med denne funktion kan du styre adgangen til specifikke punkter og de tilhørende dokumenter, i de tilfælde hvor agenda og referat skal offentliggøres efter mødeafholdelse. Alle mødedeltagere har adgang til både åbne og lukkede punkter og dokumenter under mødet, hvilket sikrer en gennemsigtig og effektiv håndtering af indholdet. Efter mødet giver portalen mulighed for at oprette to versioner af referatet: en intern komplet version, der indeholder alle punkter og dokumenter, og en ekstern begrænset version, hvor de lukkede punkter og fortrolige dokumenter automatisk udelades. Denne fleksible struktur er særligt værdifuld for bestyrelser og organisationer, der arbejder med fortrolige og følsomme informationer og samtidig har pligt til at offentliggøre deres referater. Perfekt til at håndtere bestyrelsesmøder på en professionel og sikker måde.

Ja, i BetterBoards bestyrelsesportal kan du få automatisk nummerering af agendapunkter. Denne funktion sikrer, at dagsordenspunkterne altid er i korrekt rækkefølge, hvilket gør det nemt at forberede og gennemgå dagsordener. Automatisk nummerering bidrager til en mere professionel struktur, der optimerer mødeforberedelsen og skaber en effektiv og organiseret oplevelse for alle deltagere. Perfekt til bestyrelsesmøder, der kræver overblik og præcision.

Ja, det kan du! I BetterBoards bestyrelsesportal er det nemt og intuitivt at flytte dokumenter på tværs af mapper. Via portalens arkiv, kan du hurtigt omorganisere dine filer og sikre, at de er placeret der, hvor de passer bedst. Denne smarte funktion gør det enkelt at strukturere og optimere din dokumenthåndtering, så du altid har et struktureret overblik over dine vigtige filer direkte i bestyrelsesportalen. Perfekt til en fleksibel og strømlinet arbejdsproces!

BetterBoards bestyrelsesportal understøtter upload af dokumenter fra Google Drev, herunder Google Docs, Sheets og Slides. Ved oprettelse af møder kan I desuden indsætte mødelinks fra eksempelvis Microsoft Teams, Zoom eller Google Meet. E-signaturfunktionen leveres i samarbejde med Scrive og gør det muligt at underskrive dokumenter med blandt andet MitID og nordisk BankID. Selve bestyrelsesportalen er cloudbaseret og anvendes direkte i browseren, så den kræver ikke lokal installation. Har organisationen behov for automatisk synkronisering med andre dokument-, kalender- eller identitetssystemer, bør de konkrete integrationskrav afklares inden valg af løsning.

Absolut. Med BetterBoards bestyrelsesportal kan du underskrive dokumenter med MitID, hvilket sikrer en høj grad af sikkerhed og brugervenlig autentificering. Derudover understøtter vi også svensk og norsk BankID. Du kan endda tilpasse underskriftsmetoder på dokument- og brugerniveau, så nogle kan underskrive med MitID, mens andre benytter pinkode via SMS (2-faktor) på samme dokument – uden behov for yderligere autentificering.

Ja, som administrator kan du nemt fjerne medlemmer efter behov. Når et medlem slettes, håndteres deres data i overensstemmelse med BetterBoards politikker. Slettes en bruger, vil de stadig have adgang til deres underskrevne dokumenter i en begrænset periode, hvor de downloades inden de slettes permanent.

En cloudbaseret bestyrelsesportal kan give høj datasikkerhed, når dokumenter og kommunikation beskyttes både under overførsel og opbevaring. I BetterBoard krypteres data med TLS/SSL under overførsel og AES-256 ved lagring. Adgangen beskyttes desuden med 2-faktor-login og rollebaserede rettigheder, så brugerne kun får adgang til det materiale, der er relevant for dem. Det reducerer risikoen for uautoriseret adgang og understøtter sikker behandling af fortrolige oplysninger og persondata.

En bestyrelsesportal er et mere kontrolleret alternativ til at sende fortrolige dokumenter som vedhæftede filer via e-mail. I en e-mail kan dokumenter videresendes, downloades og gemmes lokalt, hvilket gør det vanskeligere at styre adgang og sikre, at alle arbejder med den nyeste version. I en bestyrelsesportal opbevares dokumenterne ét centralt sted. Adgangen kan styres efter roller, beskyttes med 2-faktor-login og fjernes igen, når en person ikke længere skal have adgang. Det giver bedre kontrol over fortrolige dokumenter og reducerer behovet for lokale kopier og lange e-mailtråde.