Spar tid når du skal booke møder
– Det er en stor fordel, at folk kan booke en tid direkte fra hjemmesiden og ind i min kalender, siger Stefan Schelde Hansen, der er direktør og medstifter af BetterBoard.
Interview af Stefan Schelde Hansen til Erhvervsliv Trekanten, interviewer erhvervsjournalist Henrik Kruse fra Erhvervsliv Trekanten (onsdag 20. jul. 2022).
Hvad siger du til, at vi mødes online onsdag? Okay, hvad så med torsdag. Nåh, okay… Jeg vender tilbage med en ny tid.
Det kan tage tid at få tingene til at passe, når man skal booke et møde. Men der er hjælp at hente, hvis du går online. Hos BetterBoard bruger de værktøjet Calendly til at få salgsmøder booket. Kunden får et link, hvorfra de kan se ledige tidspunkter til at booke et møde. Den potentielle kunde kan også selv gå på nettet og booke en tid til en gennemgang af bestyrelsesportalen.
Det sparer BetterBoard en masse tid, som de tidligere brugte på at maile og ringe frem og tilbage. Her er det kunden selv, der bestemmer, hvornår de passer, fortæller Stefan Schelde Hansen, der er direktør og medstifter af BetterBoard.
Salgsmøder: Allerede før corona havde Stefan Schelde Hansen, fået øjnene op for Calendly, der er et online værktøj, som gør det nemt at booke møder, og pandemien har betydet, at antallet af onlinemøder er vokset eksplosivt.
Løsningen betyder, at potentielle kunder selv kan bestemme, hvornår de er klar til et møde, hvor de kan høre om BetterBoard, der har udviklet en bestyrelsessoftware som er en online platform for alt bestyrelsens arbejde før, under og efter bestyrelsesmøderne.
– Det handler i høj grad om at skabe convenience for vores kunder – og også for os selv, fortæller direktøren.
– Det sparer en masse korrespondance, og der er også folk, der går direkte på hjemmesiden, fordi de gerne vil holde et møde. Det sparer også en masse tid på telefonen, når du skal sætte et møde op. Nogle gange bruger jeg også Calendly i samarbejde med leverandører. Lige nu har jeg et samarbejde med en GDPR- konsulent, og hun booker mig også over Calendly, siger Stefan Schelde Hansen.
– Det sparer en masse korrespondance, og der er også folk, der går direkte på hjemmesiden, fordi de gerne vil holde et møde. Det sparer også en masse tid på telefonen, når du skal sætte et møde op. Nogle gange bruger jeg også Calendly i samarbejde med leverandører. Lige nu har jeg et samarbejde med en GDPR- konsulent, og hun booker mig også over Calendly, siger Stefan Schelde Hansen.
Hvad bruger I værktøjet til?
– Det er først og fremmest et salgsværktøj, hvor folk kan booke os i vores kalender, når det passer dem bedst. Det kan være via et link, jeg sender, eller så booker de direkte på hjemmesiden. Når jeg sender et link i en mail, så skriver jeg, at de kan booke en tid, når det passer bedst.
– De klikker på linket, så åbner der sig en månedskalender, og så kan de se alle mine ledige tider. Så vælger man selv dato og tidspunkt. Når de så klikker på en tid, så kan de samtidig invitere flere gæster med til mødet. Når alle har bekræftet, så opretter systemet helt automatisk for eksempel et Teams-møde med en invitation og lidt info om mødet. Det ryger direkte til deres og min kalender. Så er alt klart. Men det kan også være via Zoom eller et andet system. Calendly kan håndtere det hele.
Hvilke fordele giver det?
– Det handler i høj grad om at skabe convenience for vores kunder – og også for os selv. Der er en kæmpe tidsbesparelse ved at bruge systemet. Vi skal ikke bruge en masse tid på at maile frem og tilbage. ”Kan du på tirsdag? Hvad med onsdag? Nåh nej, der kan jeg ikke”. Pludselig er du oppe på mange mails, og det tager tid. Her kan kunden kigge direkte ned i vores kalender, fordi Calendly er koblet op på vores kalender.
– Det sparer en masse korrespondance, og der er også folk, der går direkte på hjemmesiden, fordi de gerne vil høre nærmere om bestyrelsessoftwaren og hvilke funktioner den indeholder. Det sparer også en masse tid på telefonen, når du skal sætte et møde op. Nogle gange bruger jeg også Calendly i samarbejde med leverandører. Noget af det smarte er, at jeg selv bestemmer, hvilke “templates” jeg vil bruge. Udgangspunktet er en halv time, men det kan jeg lave om til en eller to timer, og vi bruger det også til det norske marked.
– Det er en stor fordel, at folk kan booke en tid direkte fra hjemmesiden og ind i min kalender. Jeg kan også indsætte et link, der er koblet op på et nyt produkt, så det er meget fleksibelt.
Hvordan kom I i gang?
– Der var en af vores store underleverandører, der brugte systemet. Vi var en potentiel kunde, og bookede selv et møde via Calendly, og jeg synes straks, det så smart ud. Siden er systemet udviklet meget mere.
– Der er ikke tvivl om, at Calendly er vokset eksplosivt, fordi der er kommet flere onlinemøder. Det har corona sat skub i, og der rammer Calendly jo rent. Vi brugte som sagt systemet inden corona, og det er kun blevet smartere.
Kan du anbefale det til andre?
– Ja, bestemt. Der er aldrig fejl. Det virker bare, og folk synes, at det er dejlig nemt, og vi kan jo høre det på vores kunder, at de synes, at det er et interessant system, der er smart.
– Systemet kan mange andre ting, men vi bruger det mest til kundemøder. Det er min oplevelse, at der allerede er mange, der har fået øjnene op for systemet, og der findes jo også pendanter til Calendly.
Book tid til en online gennemgang af bestyrelsesportalen
Oplev værdien af en bestyrelsesportal fra BetterBoard på blot 30 minutter. Book tid til en online gennemgang af bestyrelsesportalen via knappen herunder og se hvordan vores bestyrelsessoftware bl.a. kan bidrage til en nem og sikker opbevaring af dokumenter, afholdelse af møder og meget mere:
