Bestyrelsesarbejdet er gået digitalt: Giver mere tid til at lave en bedre forretning
Founder, Stefan Schelde Hansen, er blevet interviewet af mediet Erhvervsliv Trekanten, om BetterBoard’s rejse for at digitalisere bestyrelsesarbejdet for danske og udenlandske virksomheder.
Interview af Stefan Schelde Hansen. Interviewer: Henrik Kruse fra Erhvervsliv Trekanten (onsdag 9. mar. 2022).
Alt bliver samlet ét sted, og det er slut med at fjumre rundt i en masse mails, der fyger rundt på kryds og tværs i bestyrelsen. BetterBoard “leverer” i dag mere end 1000 bestyrelsesportaler, og kurven peger kun opad.
De rigtige folk i bestyrelsen er det vigtigste. Men hvorfor ikke give dem nogle bedre betingelser?
BetterBoard har siden midten af 2017 tilbudt en online platform for bestyrelsesarbejdet, hvor man samler alt på et sted, og med mindst 40.000 bestyrelser i små og mellemstore virksomheder, er potentialet kæmpestort, fortæller medstifter Stefan Schelde Hansen.
– Hvis bestyrelsen skal tilføre virksomheden værdi, er det vigtigste, at der sidder de rigtige folk i bestyrelsen. Men de kan tilføre mere værdi, hvis der er en god struktur og orden i eget penalhus, siger Stefan Schelde Hansen, der sammen med Per Lund står bag Kolding-virksomheden BetterBoard, der selv har udviklet løsningen fra bunden af.
– Alt materiale og dokumentation er samlet ét sted, og det er tilgængeligt for alle. Det giver hurtigere svar på stort og småt. Vi plejer at sige, at vi giver bestyrelsen mere tid til det værdiskabende bestyrelsesarbejde, og på den måde kan de optimere forretningen. Vi gør dem ikke bedre, men løsningen frigiver tid til, at de kan lave en bedre forretning, siger Stefan Schelde Hansen og fortsætter:
– Vi oplever en virkelig stor interesse for en meget bred vifte af virksomheder. Der er fortsat et meget stort marked, og det er langt fra dækket. Selv om vi fortsat vokser rigtig godt, er vi kun lige begyndt, siger Stefan Schelde Hansen.
Efterspurgte struktur
Han fik ideen til virksomheden, mens han var ansat hos Scandinavian Executive Institute, der tilbyder toplederuddannelser og bestyrelsesuddannelser til primært direktører, ejerledere og bestyrelsesmedlemmer.
Her var han blandt andet tovholder på bestyrelsesuddannelsen, og hver gang han var af sted med et hold til Frankrig, blev der foretaget en miniundersøgelse af, hvad der var den største forhindring i forhold til at være et værdiskabende bestyrelsesmedlem.
Billede af Europe Campus, Frankrig.
– Struktur blev altid nævnt som en hindring for det værdiskabende bestyrelsesarbejde. Det var altid med i top fem, og jeg kunne jo høre, at det var noget, der gik igen fra år til år, når vi var af sted med deltagerne. Det var sådan noget med: Den mail har jeg da ikke lige set? Er der sendt et opdateret budget, som vi skulle kigge på? Og selve dokumenthåndteringen var også en udfordring, siger Stefan Schelde Hansen.
– Specielt også det med at skulle underskrive et referat, som i langt de fleste tilfælde først skete på det næstkommende møde, og hvor referatet blev sendt på rundtur. Det betød ofte, at der “forsvandt” 10-20 minutter af bestyrelsesmødet på noget, som nemt kunne have været klaret inden, fortæller Stefan Schelde Hansen.
Ingen mails forputter sig
Selv kan han ikke kode og programmere, og han fik kontakt til senior-softwareingeniør Per Lund, som i dag er BetterBoards CTO og medejer. Portalen er skabt på baggrund af alt den viden omkring ”manglen” på effektiv og struktureret bestyrelsesarbejde, som Stefan Schelde Hansen selv har erfaret.
Derudover har der været bestyrelsesbrugergrupper i Norden, som har været en stor del af inputtet til, hvad portalen skal kunne og ikke mindst til brugervenligheden. Det har blandet andet resulteret i nogle af de mest anvendte funktioner som en digital mødebog, agenda- og referatfunktion, E-signering og interaktivt årshjul.
– Der er ikke en mail, der forputter sig. Der er struktur på det hele. Vi samler alt mødemateriale ét sted. Bestyrelsesmedlemmer får besked, når nyt materiale kræver deres opmærksomhed, og de kan se, hvor lang tid det tager at læse materialet til næste bestyrelsesmøde, siger Stefan Schelde Hansen.
Bestyrelsesportalen har haft medvind
Den voksende interesse for at samle alt på et sted skal også ses i lyset af den professionalisering af bestyrelsesarbejdet, der inden for de seneste 10 år har fundet sted i forhold til SMV-segmentet, lyder det fra direktøren.
– Mange virksomheder har fået øjnene op for, hvor meget værdi det skaber at have en bestyrelse, der matcher det, som virksomheden har brug for, siger Stefan Schelde Hansen.
– Professionalisering handler meget om at sætte det rigtige hold. Det handler om at få de rigtige kompetencer. Hvad har vi behov for? Hvordan optimerer vi forretningen? Der er også fokus på diversitet. Det giver jo ikke mening at have en bestyrelse, hvor alle tænker ens og har det samme mindset. Men så handler det også om at have styr på det, der foregår i bestyrelsen – orden i eget penalhus, siger Stefan Schelde Hansen.
Corona er noget skidt, men det har helt sikkert haft en positiv effekt på vores forretning. Vi kan tydeligt mærke, at folk er blevet mere digitale siden, vi gik i luften i 2017.
– Stefan Schelde Hansen, BetterBoard.
– Der har fra samfundets side været fokus på, at der var bedre styr på det formelle. Det gælder i forhold til GDPR-regler, “kontrolpakken” og generel it-sikkerhed. Men det var som udgangspunkt ikke derfor, at vi skabte løsningen, men her er kravene jo blevet meget større, og det har kun været en fordel for os. Når du bruger vores system, så kan du sætte flueben ved de ting, siger Stefan Schelde Hansen.
Portalen vokser
Der er fortsat dem, der foretrækker at printe det hele. Dem er der også plads til i portalen, hvor de downloader mødebogen.
Det kan være ejeren eller stifteren, der foretrækker at have et stykke papir. Men corona har gjort det nemmere at sælge en digital løsning.
– Corona er noget skidt, men det har helt sikkert haft en positiv effekt på vores forretning. Vi kan tydeligt mærke, at folk er blevet mere digitale siden, vi gik i luften i 2017. I dag er det jo ikke et problem at lave et online-møde. Det kunne godt være en ting i 2017. Her har corona kun gjort os alle mere digitale, og det kan vi godt mærke, siger Stefan Schelde Hansen.
– Alle vi taler med, siger det er smart, og prismæssigt kan folk også være med. Men de skal til at arbejde på en ny måde, og det er den største udfordringen. Der er også nogle, der i de enkelte bestyrelser ikke bruger de digitale løsninger fuldt ud, og så printer man materiale ud. Men det er stadigvæk en fordel samlet set, siger Stefen Schelde Hansen, der samtidig kan løfte lidt af sløret for, at portalen bliver udvidet med et datarum, der kan bruges i forbindelse med virksomhedshandler og andre projekter, som kræver høj sikkerhed og fortrolighed. De første virksomheder har allerede brugt datarummet.
– Vi ser flere og flere virksomhedshandler. Sidste år steg antallet med over 70 procent. Det er helt vildt. Her kommer vores virksomhed også ind, fordi vi tilbyder et datarum. Her kan du blandt andet se alt, da der er fuld dokument-tracking, avanceret Q&A-funktion, komplet eksport, og alt er naturligvis krypteret og samtidig bygget i et meget intuitivt og brugervenligt miljø. Så vi lægger hele tiden på, siger Stefen Schelde Hansen.
