Kære ejerleder…

Er du ejerleder? BetterBoard giver dig gode råd til bestyrelsesarbejdet

Sidder du som ejerleder og har du en bestyrelse eller overvejer du at få en?

Få gode råd til optimering og effektivisering af bestyrelsesarbejdet og oplev nogle af fordelene ved at benytte en bestyrelsesportal.

Videoen har til hensigt at bidrage med viden og en bedre forståelse for bestyrelsens workflow og vigtigheden af at have ”orden i eget penalhus” i bestyrelsen.

Vi er samtidig meget glade for at SMV Bestyrelsesguiden har valgt at publicere vores video på deres hjemmeside. SMV Bestyrelsesguiden er lavet som et tilbud til dig, der mangler noget neutral og objektiv viden, du kan få gavn af som ejerleder.

”Vi er stedet, du går hen, hvis du som direktør eller ejerleder i en SMV har spørgsmål om bestyrelsesarbejde, regnskab, jura eller andre strategiske overvejelser omkring din virksomhed.”
– SMV Bestyrelsesguiden.

SMV Bestyrelsesguiden

Hvad er bestyrelsens største fjende når det kommer til dokumenthåndtering?

Én af hovedårsagerne til at have en god og effektiv struktur, er den tidsbesparelse det giver, som i stedet kan bruges til værdiskabende bestyrelsesarbejde. Bestyrelsen kan sørge for at have orden i eget penalhus på flere måder, og én af de største fjender i forhold til struktur, effektivisering, sikkerhed og GDPR er e-mails.

Nogle af de udfordringer der er med e-mail løsningen i forhold til bestyrelsens arbejde er blandt andet:

  • Mange personer skal arkivere det samme materiale på hver deres computere.
  • Opdateret materiale bliver sendt ud uden mulighed for at slette det gamle.
  • Risiko for at facilitator sender mails til den eller de forkerte med fortroligt materiale.
  • Sandsynligheden for at en e-mail putter sig, er forholdsvis stor.

og det med at finde materiale før et møde, som mange bestyrelsesmedlemmer bruger meget tid på.

Hvordan kan en bestyrelsesportal hjælpe bestyrelsen?

Med en portal løsning ligger alt materialet samlet ét sted, hvor alt er krypteret og medlemmerne ser altid kun de opdaterede dokumentversioner. Derudover er det naturligvis også søgbart, som det skal være i forhold til GDPR forordningen.

Vi har lavet en visualisering af forskellene mellem e-mail løsningen og portal løsningen herunder:

E-mail løsning:

Sådan fungerer e-mail løsning

Portal løsning:

Sådan fungerer en portal løsning

Udover struktur og effektivisering så er onboarding af nye bestyrelsesmedlemmer også langt nemmere med en bestyrelsesportal. Her kan de nemt tilgå vedtægter, tidligere referater, forretningsorden, årsregnskaber osv.

Sikkerhed i og omkring bestyrelsesarbejdet

Omkring sikkerheden så er e-mail faktisk meget usikkert, medmindre man krypterer sine e-mails.

Med de forholdsvise nye regler inden for kryptering af personfølsomme og personfortrolige oplysninger for private virksomheder, så er det blevet endnu mere aktuelt, at have orden i eget penalhus.

Når man sender en e-mail, svarer det til at sende et åbent postkort med posten. Alle kan i princippet læse med.

Ønsker jeres bestyrelse at optimere bestyrelsens workflow og samtidig overholde de skærpede GDPR-relger og den nye kontrolpakke, så er bestyrelses software som en bestyrelsesportal absolut et eminent værktøj hertil.

Prøv en bestyrelsesportal i en måned og oplev hvilken værdi den skaber for jeres bestyrelse

Sidder du i en bestyrelse hvor der bliver sendt materiale og dokumenter ud via e-mail?

Prøv BetterBoard Bestyrelsesportalen gratis i en måned og oplev fordelene ved en portal løsning. Du kan også booke et personligt online møde med én af vores kollegaer. Her vil du få en personlig introduktion til BetterBoard portalen og blive introduceret for de smarte funktioner og værktøjer via skærmdeling.