God struktur skaber mere effektive møder

BetterBoard var d. 29. oktober inviteret til at holde et indlæg på Birn+Partners’ bestyrelsesuddannelsen ”Grundlæggende Bestyrelsesansvar” ved Erhvervsakademi Århus. Her skulle der blandt andet snakkes om, hvordan struktur og forberedelse er en vigtig brik i at skabe mere effektive møder og ikke mindst hvilke ”syndere”, der er med til at skabe ineffektive møder.

Birn+Partners er udbyderne bag forløbet “Grundlæggende Bestyrelsesansvar”, hvor man som eksisterende bestyrelsesmedlem eller som potentielt bestyrelsesmedlem, har muligheden for at lære endnu mere om bestyrelsesarbejde og hvordan det fungere i praksis. Efter de 4 dages undervisning, skal deltagerne op til en eksamen, som skal teste dem i deres nye viden og de konkrete værktøjer, de har modtaget under forløbet.

Langt fra alle bestyrelser består af medlemmer med en bestyrelsesuddannelse, hvilket til tider godt kan være en mangel i et bestyrelseslokale og til møderne. Bestyrelsesuddannelser som Birn+Partners’ er med til at skabe en mere professionel bestyrelse, hvor medlemmerne får de fornødne ressourcer og viden omkring styring og ledelse af bestyrelsen, og derved skabe bedst mulig værdi for virksomheden.

CEO og founder Stefan Schelde Hansen fra BetterBoard Bestyrelsesportalen, kom med sine inputs på dagens modul, hvor han blandt andet uddelte gode råd og forklarede vigtigheden af en god struktur og forberedelse. Her var der også lejlighed til at vise BetterBoard portalen frem og fortælle, hvordan man kan benytte en bestyrelsesportal, som et supplerende værktøj for optimering af bestyrelsesarbejdet.

Forberedelse har en afgørende effekt på mødets gang og ikke mindst kvaliteten af beslutninger som træffes. For at sikre et effektivt bestyrelsesmøde er det vigtigt, at alle bestyrelsesmedlemmer møder velforberedte op. Det skaber produktive og ikke mindst positive møder, hvor alle har mulighed for at kunne bidrage med deres inputs og idéer, og ikke mindst gå derfra med fornyet energi til at eksekvere på aftalte punkter.

Dette har vi forsøgt at hjælpe til med hos BetterBoard Bestyrelsesportalen, i form af både vores “Læsetidsfunktion” samt vores “Forberedelsesscore”. “Læsetidsfunktionen” giver et hurtigt og klart overblik over, hvor mange timer/minutter et medlem ca. bør afsætte for at få læst alt det materiale, som er lagt op til det næste møde. Her indekserer portalen de dokumenter som lægges op til mødet, hvor den finder frem til det antal ord, som hvert dokument indeholder. Ud fra det beregner den, hvor lang tid det ca. vil tage at læse dokumentet.

“Forberedelsesscoren” viser i procent hvor mange af mødedeltagerne, som er forberedte til det næstkommende møde. Denne funktion udpeger ikke specifikt, hvilke medlemmer som ikke er forberedte, men den giver en god indikation af, om alle har læst alt materiale igennem. På den måde skabes der et godt overblik over, hvor forberedt bestyrelsen er som helhed.

Noget af det vigtigste ved at sidde med i en bestyrelse er, at man skaber værdi og har fokus på at udnytte tiden på det værdiskabende bestyrelsesarbejde.

At skabe en god struktur kan ofte være tidskrævende og svært at vedligeholde. Derfor har vi hos BetterBoard Bestyrelsesportalen forsøgt at gøre denne proces nemmere og hurtigere.

Når et møde oprettes på bestyrelsesportalen, vil det efter mødets afholdelse automatisk blive lagt i en årsmappe, som portalen selv har genereret. På denne måde har vi gjort det nemt og hurtigt at finde frem til alle tidligere afholdte møder.

Derudover, så har bestyrelsen også mulighed for, at lave deres egne mapper og undermapper. Sammen med søgefunktionen har vi gjort det nemt og hurtigt at finde frem til specifikke dokumenter, ved blot at søge på dokumentets navn eller på noget af den tekst, som dokumentet indeholder.

Tak til Birn & Partners og ikke mindst de engagerede deltagere på bestyrelsesuddannelsen.

BetterBoard.