Effektivisering af bestyrelsesarbejdet

For at en bestyrelse skal have en effektiv virkning, er det nødvendigt, at der er plads til uenighed. Bestyrelsesarbejdet består i at støtte, kvalificere og udfordre ejerlederen og virksomheden, og det er ikke nødvendigvis ejeren, der skal have sine holdninger igennem. Selvfølgelig skal der lyttes til, hvad ejerkredsen mener, men konsensus i en bestyrelse er ifølge Kim ikke, at alle er enige, men derimod at man er sammen om det, der bliver besluttet. Og når en beslutning er truffet, bakker alle medlemmer op. Også dem, der havde en anden holdning fra start.

Da vi kommer ind på emnet evaluering, er det tydeligt at mærke på Kim, at det bliver grebet meget forskelligt an i de forskellige bestyrelser, hvori han gør en indsats. Kim taler om evaluering som et læringsrum, man selv skaber, og som giver masser af værdi. Men desværre er det ikke noget, der bliver gjort nok i alle steder.

Evaluering er ellers en oplagt måde at se nærmere på forbedringer på, som med fordel kunne blive implementeret:

• Findes der en bedre måde at gribe bestyrelsesarbejdet an på?
• Bør bestyrelsen prioritere emner anderledes?
• Tilfører bestyrelsen tilstrækkeligt med værdi til ejeren eller ejerkredsen?
• Er det den rette sammensætning af bestyrelsesmedlemmer?

Kim kommer med et godt råd til bestyrelser, der gerne vil blive bedre til at evaluere på sin indsats. Èn gang om året skal formanden konsekvent tage fat i, hvad der fungerer godt, og hvad der kan gøres bedre i den enkelte bestyrelse.

Da vi spørger Kim hvor mange gange om året, at de typisk mødes i de bestyrelser, som han sidder i, svarer han, at det typisk står i forretningsordenen, at de skal afholde fire bestyrelsesmøder om året. Derudover er det også næsten altid gengivet, at de skal mødes oftere, hvis der er behov for det. Det sker med jævne mellemrum, at der opstår et behov for at mødes mere end de fire gange. Men så er der altid en god grund til det. Det kan være, at der er usædvanligt meget pres på, eller at der skal eksekveres i forhold til en afgørende forandring i virksomheden. De ekstra møder, der bliver plottet i kalenderen, foregår ofte som telefonmøder af cirka en times varighed.

Udgangspunktet er stort set altid fire møder om året, men antallet bliver justeret, som tiden skrider frem, og der bliver aldrig justeret ned i antal.

Kim fortæller, at der er stor forskel på, hvorvidt der er løbende dialog mellem møderne eller ej. I nogle af de virksomhedsbestyrelser, som Kim er aktiv i, efterspørger ejeren det, mens det ikke er så aktuelt andre steder. I nogle tilfælde peger bestyrelsesmedlemmerne på en person, som ejeren kan tage kontakt til frem mod næste møde, hvis der er behov for det – og den person bliver peget på ud fra de kompetencer, som han eller hun kan byde ind med til bestyrelsesarbejdet.

Samtlige af de bestyrelser, som Kim er aktiv i, har tegnet en bestyrelses- og direktionsforsikring. Det er generelt noget, som de aktive bestyrelsesmedlemmer går meget op i, men lige så meget som de går op i, at der er tegnet en, lige så meget går de op i, at den aldrig skal gøres aktiv. Og det gør de ifølge Kim nemt ved at følge forretningsordenen nøje og være opmærksomme på 3-4 forskellige parametre, som det altid er klogt at notere sig som bestyrelsesmedlem i løbet af et årshjul.

Sidder du som bestyrelsesmedlem eller bestyrelsesformand i en bestyrelse, hvor det strukturelle overblik forsvinder mere og mere? Så bestil dit gratis materiale lige her og få gode råd og værktøjer til hvordan jeres bestyrelse kan optimere strukturen og workflowet i bestyrelsesarbejdet. Bestil også en online demo hvis I endnu ikke har anskaffet jer en BetterBoard Bestyrelsesportal. Her vil I få en personlig guided tur rundt på portalen, hvor I vil få stiftet bekendtskab med nogle af de smarte funktioner, som vores bestyrelsesportal tilbyder.

Kunne du tænke dig at høre mere eller har du yderligere spørgsmål, så kontakt os på enten mail eller telefon lige her.