Styr på bestyrelsesmøder skaber styr på virksomheden
Hadsund Fjernvarmes direktør Bo Holt Andreassen har i en artikel i den seneste udgave af Hadsund Fjernvarmes medlemsblad fortalt, hvordan BetterBoard har været med til at skabe værdi i bestyrelsens arbejde. Her kan du læse hvad han bl.a. har udtalt:
- Før foregik al kommunikation via mail, og det var nogle gange lidt svært at følge med i, hvor langt man var nået i informationsstrømmen, der går forud for et møde.
- Vi kan tidligt begynde at lægge materiale og dagsorden ud og supplere med bilag, efterhånden som de bliver færdige. Det giver mere fokus hos medlemmerne af bestyrelsen, fordi de alene kan fokusere på, hvad der skal diskuteres og ikke om de kan finde dokumenterne.
- Da vi fik nyt bestyrelsesmedlem, var det nemt at opdatere vedkommende på, hvad bestyrelsen havde arbejdet med de sidste år. Da login til BetterBoard var oprettet, kunne de sidste to års referater og dagsordener tilgås med det samme. Det har sparet mange spørgsmål og forklaringer under møderne.
- Det er for mig at se, den helt store gamechanger, hvis man kan kalde det for det. Alt er samlet et sted, hvor alle kan finde det. Det giver også en god mavefornemmelse med hensyn til Persondataforordningen.
Du kan læse hele artiklen nedenfor.
Hadsund Fjernvarme har fået bedre styr på deres bestyrelsesmøder
I det seneste halve år har Hadsund Fjernvarme brugt programmet BetterBoard til at koordinere dagsordener og bilag til deres bestyrelsesmøder, og det er en kæmpe fordel, lyder det fra direktøren.
Det er slut med tvivl om, hvilke bilag der hører til hvilke bestyrelsesmøder i Hadsund Fjernvarme. For et lille halvt år siden besluttede man at gå over til BetterBoard – et online system til at holde styr på og koordinere møder, dagsordener og bilag for bestyrelser.
Direktøren hos Hadsund Fjernvarme, Bo Holt Andreassen, mener, at netop det har givet en langt bedre koordination af dagsordener og bilag mellem fjernvarmeselskabet og bestyrelsen, så medlemmerne af bestyrelsen har bedre muligheder for at forberede sig til det enkelte møde.
- Før foregik al kommunikation med bestyrelsen via mail, og det var nogle gange lidt svært at følge med i, hvor langt man var nået i den her informationsstrøm, der går forud for et møde i bestyrelsen, fortæller Bo Holt Andreassen.
- Den helt store fordel nu er, at vi ret tidligt kan begynde at lægge materiale og dagsorden ud. Og så kan vi supplere med bilag, efterhånden som de bliver færdige, føjer han til og peger på, at det giver mere fokus hos medlemmerne af bestyrelsen, fordi de alene kan fokusere på, hvad der skal diskuteres og ikke om de nu kan finde dokumenterne.
Bedre afvikling af møder
Han nævner også, at BetterBoard giver et bedre overblik for både ham og medlemmerne af bestyrelsen, når selve mødet bliver afviklet. I Hadsund Fjernvarme bruger medlemmerne typisk iPads til at logge på BetterBoard, derudover bruges der en storskærm, hvor dagsorden og bilag bliver vist, så alle kan følge med undervejs i møderne.
Der er et notatværktøj, som kan bruges direkte i portalen, hvis man vil tage notater undervejs. Så man behøver ikke længere at have papir og blyant med til møde. Det var lidt grænseoverskridende første gang, erindrer Bo Holt Andreassen.
- Da vi fik nyt bestyrelsesmedlem ved sidste generalforsamling, var det nemt at opdatere vedkommende på, hvad bestyrelsen havde arbejdet med de sidste år. Da login til BetterBoard var oprettet, kunne de sidste to års referater og dagsordener tilgås med det samme. Det har sparet mange spørgsmål og forklaringer under møderne, fortæller Bo Andreassen.
Og så slipper man for tvivl om, hvorvidt noget har været debatteret tidligere eller ej, og hvad man besluttede på et givent punkt på dagsordenen for to, tre eller fire møder siden. For det kan man jo efterprøve med det samme, som Bo Holt Andreassen siger det.
- Det er for mig at se, den helt store gamechanger, hvis man kan kalde det for det, slår han fast, alt er samlet et sted, hvor alle kan finde det, siger han og tilføjer, at det også giver en god mavefornemmele med hensyn til Persondataforordningen.
